Rendezvényszervező cég választása lépésről-lépésre

Egy rendezvényt megszervezni óriási feladat, a megfelelő rendezvényszervező cég viszont leveheti a válladról a terheket – tarts velünk, segítünk.

A rendezvények sok vállalkozás életében – így a tiédben is – kulcsszerepet tölthetnek be: a kollégák közötti személyes és szakmai együttműködés egy csapatépítő programon jobban fejleszthető, mint bárhol máshol, egy színvonalas szakmai konferencia vagy workshop nemcsak a meglévő partnerekkel fűzheti szorosabbra a viszonyt, de újakat is hozhat.

Egy jól sikerült sajtóesemény pedig hozzátesz a márkaismertséghez és közelebb hozza a média képviselőit a vállalkozásodhoz. Egy rendezvényt megszervezni óriási feladat, a megfelelő rendezvényszervező cég viszont leveheti a válladról a terheket.

Amiről szó lesz a bejegyzésünkben:

• Miért van szükség rendezvényszervező cégre?
• Mire érdemes figyelni egy rendezvényszervező cégnél?
• Így válaszd ki a befutót
• Így szűrd ki az amatőr cégeket

Ha rendezvényszervezésre kerül a sor, akkor az első és egyben legnagyobb dilemmát általában az okozza, hogy házon belül oldjátok meg a dolgot vagy bízzátok rendezvényszervező cégre?

A rendezvény házon belüli megszervezése és menedzselése összetett és energiaigényes feladat – pláne, ha nincs olyan kollégád, aki jártas lenne rendezvényszervezésben.

Sok hr-es és marketinges felvállalja a feladatot, hogy megszervezze a csapatépítő napot vagy a vállalati konferenciát, de már félúton megbánja az egészet, és noha a végeredmény a legtöbb esetben elfogadható lesz, a szervezésre fordított munkaórák a legmerészebb álmaikat is felülmúlják.

Nézzük meg, hogy mi szól a külső cég megbízása mellett és hogyan találhatod meg a legmegfelelőbb partnert ehhez?

Miért van szükség rendezvényszervező cégre?

Röviden megválaszolva a kérdést: azért van szükséged rendezvényszervező cégre, mert megkönnyíti az életed.

Egy külső ügynökség ugyanis leveszi a válladról a szervezés minden nyűgjét: az ideális helyszín megtalálásától kezdve a beszállítók felkutatásán át a velük történő alkudozásig, nem is beszélve az esemény lebonyolításáról.

Nézzük meg, hogy konkrétan milyen előnyökkel jár egy profi csapat felbérelése:

Növekvő produktivitás

Feltételezzük, hogy nincs házon belül rendezvényszervezőtök, hiszen akkor nem olvasnád ezt a cikket.

Ebből következően, ha a kollégáidra bízod a rendezvény lebonyolítását, akkor olyan feladatokkal fogják tölteni az idejüket, amelyekben nincs tapasztalatuk ahelyett, hogy azt a munkát végeznék, ami miatt felvetted őket.

Hagyd a kollégáidra azokat a projekteket, amelyekben profik és hatékonyak, így nem égeted a cég pénzét feleslegesen.

Csökkenő költségek, növekvő hatékonyság

Előbbiekből következik, hogy ha egy belsős kollégára bízod a rendezvény megszervezését, akkor azzal garantáltan több időt fog eltölteni, mintha a saját munkaköréhez tartozó feladatot kellene végeznie.

Vagyis ez a megoldás a cégnek jóval többe fog kerülni, pláne ha még hozzátesszük, hogy a kolléga a saját feladataival feltehetőleg el fog maradni a rendezvény szervezése miatt.

Olcsóbb rendezvény

Egy profi rendezvényszervező állandó partnerekkel dolgozik, akikkel jó esetben évek óta tartó, bejáratott munkakapcsolata van, és akiktől ő jóval kedvezőbb árakat tud kialkudni, mintha te magad vagy egy kollégád a semmiből keresné fel ugyanazokat az alvállalkozókat, hogy egyetlen projektre felkérjétek őket.

Az eredmény tehát nemcsak profibb rendezvény lesz, hanem alacsonyabb költségvetésű is.

Változatos rendezvénytípusok

Egy rendezvényszervező cég – tapasztalatából eredően – sok esetben jobban tudja, hogy milyen típusú rendezvényre van szüksége a cégednek, mint te magad. Elképzelhető, hogy egy adott téma köré workshopot szeretnél szervezni, holott egy konferencia sokkal célravezetőbb lenne.

Ugyanígy előfordulhat, hogy a céljaid eléréséhez irodán belüli csapatépítőt szerveznél, ám egy professzionális cég rá tud világítani arra, hogy inkább outdoor csapatépítésre lenne szüksége a szervezetnek, fókuszban például a sporttal vagy stratégiai feladatokkal.

Hatékony kommunikáció

A céges rendezvények fontos marketingeszközök a vállalatok számára. Ezeken a rendezvényeken számtalan lehetőség adódik a vállalat számára fontos üzenetek kommunikálására a partnerek, ügyfelek vagy éppen a média felé.

Egy profi rendezvényszervező cég a kommunikációs eszközök széles palettáját ismeri a klasszikus displayektől és molinóktól kezdve a kreatív sajtókommunikációs módszereken át akár az influenszerek bevetéséig.

Belső munkatársaid garantáltan szűkebb eszköztárral dolgoznak, pláne, ha a rendezvényszervezés nem is a szakterületük.

Mire érdemes figyelni egy rendezvényszervező cégnél?

Ahhoz, hogy megtaláld a számodra legmegfelelőbb rendezvényszervező céget, aki képes lebonyolítani egy sikeres rendezvényt, nem árt egy kis kutatómunkát végezni.

Nézz szét alaposan a vállalkozás honlapján, ellenőrizd, hogy a cég betartja-e az egészségügyi és biztonsági előírásokat és hallgass a megérzéseidre.

Referenciák

Ha egy rendezvényszervezőnek vagy rendezvényszervező cégnek sok referenciája van, az kiindulási alapnak jó, ám korántsem elegendő.

Böngészd át alaposan a rendezvényeket, amelyeket referenciaként feltüntet, és ha sok olyan típusú rendezvényt szervezett, amire neked is szükséged van, akkor érdemes lehet vele továbbmenni.

Ha a profilokban nagy az eltérés, akkor azt javasoljuk, hogy keresgélj tovább: például ha sok csapatépítőt menedzselt már, de vállalati konferenciát nem, neked viszont arra van szükséged, akkor célszerű mást keresni, hiszen egy csapatépítő megszervezése egészen más tapasztalatot kíván, mint egy konferenciáé.

Egyértelmű árak

Olyan rendezvényszervezőt válassz, akinek a megbízási díja egyértelmű már a nulladik perctől. Ha nem tudod, hogy mennyibe fog kerülni számodra az együttműködés, akkor ott még egyéb meglepetésekre is számíthatsz, például hirtelen megugró ajánlatokra vagy rejtett költségekre.

Emberi tényező

Rendezvényszervezőt választani bizalmi dolog: az illető hozzá fog férni olyan információkhoz, amelyeket nem adhat ki harmadik félnek, például a vállalkozásod bizonyos pénzügyi mutatószámaihoz, fontos márkaüzenetekhez, belső vagy külső kommunikációs irányelvekhez.

Ezért fontos olyan szakembert választanod, aki szimpatikus, akiben meg tudsz bízni, és aki elég lelkes és kompetens ahhoz, hogy az adott rendezvényt profi módon meg tudja szervezni.

Így válaszd ki a befutót

Legyen egy weboldal akármilyen menő, a referenciák magukért beszélők, a cég képviselője a lehető legmegnyerőbb, vannak bizonyos kérdések, amiket nem éri meg nem feltenni a rendezvényszervező cégnek.

Íme, hét egyszerű, de nagyon is célravezető kérdés, amelyeknél kibújhat a szög a zsákból vagy éppen ellenkezőleg: kiderülhet, hogy valóban profikkal van dolgod.

Mi a szakterületük?

Lehet egy cég akármilyen tapasztalt, ha nem azon a területen mozog, amin a te céged, nem ők lesznek a befutók. Ha a vállalkozás főleg B2C rendezvényeket szervezett, neked viszont B2B-re van szükséged, akkor érdemes tovább nézelődni.

Ugyanígy fontos szempont, hogy ismerik-e a szektort, amiben tevékenykedsz. Ha egy rendezvényszervező sok tech konferenciát szervezett, akkor valószínűleg képben van a trendekkel és a szükségletekkel, de nem ő lesz a legtapasztaltabb, ha csapatépítés szervezéséről van szó.

Milyen szolgáltatásokat nyújtanak?

Nagyon fontos már a legelején tisztázni, hogy pontosan mit tud az adott cég elvállalni. A helyszínt és a cateringet leszervezik, de a szállításban már nem tudnak segíteni? Mindent ők vesznek kézbe, de az előadókat illetően nem tudnak tehermentesíteni? Egy minden részletre kiterjedő lista segíthet tisztán látni.

Mit tartalmaz az árajánlatuk?

Annak érdekében, hogy ne érjenek meglepetések a számlázásnál, érdemes előre tisztázni, hogy az ügynökség díja mit tartalmaz: van-e alapdíj, óradíj alapján számláznak-e, esetleg a résztvevők száma alapján, netán a közvetített szolgáltatások bizonyos értéke adja az ő díjukat?

A rendezvényszervező cég rád terheli a közlekedési költségeit? Kapnak jutalékot a közvetített szolgáltatásokért? Rátesznek-e extra díjat a kiajánlott szolgáltatásokra? Ezeket a kérdéseket már a legelső találkozáskor/ajánlatkéréskor tisztázni kell.

Ki fog dolgozni a rendezvényen?

Nem mindegy, hogy ki az a személy, aki felelős a rendezvény szervezésért és lebonyolításáért. Ha nem az, akivel találkoztál, akkor nagyon fontos, hogy szervezz le az illetővel egy találkozót.

Ő is kompetens? Szimpatikusnak találod? Érdekli a projekt? Van-e helyettesítője arra az esetre, ha ő megbetegszik vagy valami miatt nem tudja ellátni a feladatát? Egyedül dolgozik a rendezvényen vagy csapattal? Ezek a kérdések kulcsfontosságúak a rendezvény sikere szempontjából.

Milyen eszközöket használnak a szervezés alatt?

Ha egy rendezvényszervező cég projektmenedzsment eszközt, időmérő szoftvert, eseményregisztrációs applikációt használ a lebonyolításhoz, az egy igen jó jel arra nézve, hogy profi és hatékony munkát fognak végezni. Nyugodtan kérdezz rá, hogy mit használnak és csekkold le az említett technológiákat.

Hogyan biztosítják a rendezvényt?

Tisztázd már az elején, hogy a cég, akivel éppen tárgyalsz, hogyan garantálja a rendezvény biztonságos lebonyolítását.

Ha ismerik a legaktuálisabb egészségügyi és biztonsági előírásokat és mindig minden rendezvényen megfelelnek ezeknek, az egy jó kiindulási alap.

Ha a rendezvényhez készítenek menekülési útvonalat vagy beszerzik a helyszíntől, és gondoskodnak az akadálymentes megközelítésről, az profizmusra utal, ha ellenőrzik, hogy minden beszállítójuk megfelel-e a rájuk vonatkozó előírásoknak, akkor pedig nyugodtan rájuk bízhatod magad.

Mit tartalmaz a lemondási policy?

Előfordulhat, hogy el kell halasztanod vagy le kell mondanod az eseményed rossz időjárás vagy vis maior miatt. Egyeztess előre a rendezvényszervező céggel, hogy ennek milyen anyagi vonzata van: kiszámlázzák az addigi munkaórákat?

Az alvállalkozók ledolgozott munkaóráit is beépítik az árba? Menedzselik az alvállalkozók kártalanítását vagy ez a te dolgod lesz?

Ha ezeket előre lefektetitek, nem érhet meglepetés még akkor sem, ha bekövetkezik a legrosszabb, és le kell fújnod a rendezvényt.

Így szűrd ki az amatőr cégeket

Bizony sok az amatőr a rendezvényszervező cégek között is – a kiszűrésükben a nehézséget az okozza, hogy ők azok, akik a leginkább profinak akarnak tűnni és első pillantásra ez sikerülhet is. Sőt, sokszor még másodszorra is. Íme, néhány árulkodó jel:

Nem válaszol az emaijeidre, nem hív vissza

Kilátásban van a közös munka, de nem kommunikál tisztán? Ennél nagyobb figyelmeztető jelet elképzelni sem lehet, hiszen ha már a szerződés aláírása előtt nem lehet rá számítani, akkor mi lesz később, ahogy közeledik a rendezvény időpontja?

Nem kommunikál egyértelműen

Ha az árajánlat nem áttekinthető vagy a szerződés nem egyértelmű, az rossz jel az együttműködésetekre nézve. Ha professzionális szakemberrel van dolgod, akkor neki nincs rejtegetnivalója, a vele való munka részletei és feltételei pedig egyértelműek.

Túlságosan rámenős

Ha minél hamarabb szeretné kikényszeríteni belőled a szerződés aláírását, akkor érdemes gyanakodnod. Mi olyan sietős? Előbb tudj meg minden részletet, fixáljátok le az árat és a teljesítés feltételeit, aztán kezdődhet a közös munka.

A tisztelet hiánya

Hallottad már beszélni az alvállalkozókkal? Egy profi rendezvényszervező megadja ugyanazt a tiszteletet a beszállítóknak, mint a megbízóinak.

Egy sikeres rendezvény lebonyolítása emberpróbáló feladat. Még a legalaposabb tervezés mellett is becsúszhat egy olyan baki vagy bekövetkezhet egy olyan nem várt esemény, ami veszélyezteti a minőségi megvalósítást.

Ha megfogadod a tanácsainkat és alaposan megválogatod, hogy kivel dolgozol együtt, akkor nyugodtan hátradőlhetsz, hiszen nem lesz más dolgod, mint tartani a kapcsolatot a szakemberrel, aki minden terhet levesz a válladról, a végén pedig együtt koccinthattok a sikeres rendezvényre.