Coca-Cola Magyarország csapatépítő nap
Helyszín: Aréna Törökbálint 
Létszám: 43 fő 
Szervezési idő: 3 nap
Amiről szó lesz az esettanulmányunkban:
Első lépések – igényfelmérés
A teamlab.hu oldalunkra érkező ajánlatkérések minden esetben csak alapinformációkat tartalmaznak, amik természetesen korántsem elegendőek a szervezés megkezdéséhez.
Éppen ezért minden esetben egy telefonos igényfelméréssel kezdünk, melynek keretén belül megismerjük az adott cég kapcsolattartóját és felmérünk minden felmerülő igényt és apróbb részletet, amely a szervezés szempontjából fontos lehet.
Ez így történt a Coca-Cola Magyarország esetében is, hogy egy komplex, minden igényt kielégítő csapatépítő napot szervezhessünk számukra.
A cég kapcsolatartójának személyében Katát ismerhettük meg, aki határozott elképzelésekkel keresett fel minket.
A cél egy személyre szabott, pörgős programelemekkel tűzdelt, csapatépítő szellemiségű jutalomnap lebonyolítása volt, melyre a Coca-Cola legjobb értékesítői (43 fő) kaptak meghívást. A csapatépítő egy esti welnessel, vacsorával és zenés, táncos mulatsággal volt egybekötve, de szükség volt játékosabb, lazább felvezető programra is.
Mivel az üzletkötők nem ismerték egymást, ezért Katának olyan programokra volt szüksége, melyekkel a résztvevők könnyed, laza és játékos környezetben ismerhetik meg egymást, hogy az estét már egy jól összeszokott, közös élményekkel rendelkező csapat élvezhesse.
Mi ennek a megtervezésében és lebonyolításában vettünk részt.
Ügyfél igények:
- pörgős programterv élményprogramokkal
- részvevő csapatok között ne legyen elszigetelődés
- videós és fotós szolgáltatás
- A csapatok pontszámainak élő közvetítése kivetítőn
- szabadon választható programok
- személyre szabott, a cég logójával ellátott óriás puzzle branding célból
Csapatépítést Szervezel?
A legjobb helyen jársz! A Teamlab-nél az a célunk, hogy elengedjük a snassz, valamint unalmas megoldásokat és valódóban élménydús programot adjunk Nektek.
Programterv készítése
Az igények pontos felmérése után kezdtünk el a kivitelezésen dolgozni. Ahhoz, hogy a résztvevők valóban képesek legyenek feloldódni, egy pörgős, élményprogramokkal tűzdelt programtervet hoztunk létre.
Ez biztosította azt, hogy az egyébként szinte semmilyen szinten nem érintkező, az ország több pontjáról származó értékesítők egy könnyedebb, felszabadultabb közegben ismerhessék meg egymást, amely az esti programok szempontjából kritikus volt.
Ennek érdekében egy olyan programtervet hoztunk létre, melybe belesűrítettük a programpalettánk számos izgalmas elemét.
Hogy a résztvevőknek ne legyen ideje unatkozni, a tervet úgy alakítottuk, hogy azokban legfeljebb 30 perces, forgószínpadszerűen váltakozó programelemek szerepeljenek.
Lehetetlen olyan programtervet összeírni, melynek minden egyes eleme minden résztvevőnek megfelel. Vannak például, akik imádják a focit – nekik kiváló szórakozást nyújthat a vakfoci programelemünk.
De mi van akkor, ha valaki ki nem állhatja? Ezt szem előtt tartva szempont volt továbbá az is, hogy kellő változatosságot biztosítsunk programok terén. Ezzel két legyet ütöttünk egy csapásra, hiszen minden résztvevő tudott érvényesülni, illetve talált neki tetsző programot is.
Programterv
| 9:30-9:50 | Résztvevők fogadása, regisztráció csapatokba osztása (nemek szerint arányosan) |
| 9:50-10:00 | Köszöntés, versenyrendszer ismertetésre, csapatok pályákra való eligazítása |
| 10:00-12:00 |
1. játékszakasz forgószínpadszerűen váltakozó elemekkel (Íjászok viadala, soft-csúzlis kalandjáték, csapatépítő ügyességi játékok) |
| 12:30-13:30 | Ebéd |
| 13:30-15:00 | 2. játékszakasz forgószínpadszerűen váltakozó elemekkel (Vakfoci mérkőzések, várakozó csapatoknak a pihenő zónában óriás puzzle) |
| 15:00-15:30 | 3. játékszakasz (Szomszéd várak ostroma – óriás csúzlis játéktípus) |
| 15:30-15:45 | Játékok zárása, összegzés, eredményhirdetés |
Helyszínválasztás
A csapatépítő helyszínéül az Aréna Törökbálintot választottuk, amely a maga mintegy 4500 nm-ével a régió legmodernebb fedett sportkomplexuma. Az alábbiakban elmondom, miért rá esett a választásunk:
- Jó megközelíthetőséggel rendelkezik mind autóval, mind tömegközlekedéssel
- Számos beltéri sportpályával rendelkezik, amely fontos volt a programok rotálásának szempontjából
- Modern büfével, illetve babzsákos “chillzone” pihenővel rendelkezik – ez utóbbiban tudtunk könnyed, unaloműző programot (óriás puzzle) biztosítani a sorukra váró csapatoknak
- Számos ülőhellyel, illetve széleskörű catering lehetőséggel rendelkezik
Megvalósítási terv
Habár a Coca-Cola Magyarország értékesítőinek szánt csapatépítő napjának szervezésénél nem ütköztünk különösebb akadályba, azért mégis számos terveznivalót és háttér feladatot kívánt.
A programterv és az igények felmérésén túl néhány fontos részletről is brainstormingolnunk kellett a kapcsolattartóval, Katával. Ilyen volt például a csapatok előzetes megalkotása, színek, karkötők szerint, hogy mindez ne vegyen el feleslegesen időt a helyszínen.
Sor került még továbbá a csapatépítés lebonyolításához szükséges belső dokumentumok (eredményvezető lapok, részletes programterv, versenybeosztás, stb.) kiötletelésére, megalkotására is. Erre azért volt szükség, hogy az animátoraink az esetleges tanácstalanságokat, fennakadásokat hatékonyan és gyorsan képesek legyenek megszüntetni a rendezvény folyamán.
A csapatépítő napját néhány apróbb előkészületi munka előzte meg. A játékokhoz szükséges eszközöket (buborékfocik, speciális íjak, ügyességi játék kellékek, soft- csúzli, óriás puzzle stb.) illetve a sörpadokat például már egy nappal a rendezvény előtt összekészítettük, elszállítottuk bázisunkról.
Sor került ezen felül a személyre szabott, Coca-Cola logóval ellátott óriás kirakós legyártatására is külsős partnerünkkel. Ezt az előzetes egyeztetést követően pár nap alatt meg tudtuk oldani.
Videózás, fotózás
A videózás szempontjából is egy igényfelméréssel kezdődött a forgatás és fotózás tervezése. Alapvetően az ügyféltől minden esetben megkérdezzük, hogy mi a célja a felvételek készítésével. Ez a Coca-Cola Magyarország szempontjából sem volt másképp.
Az alábbi célokat tudtuk megfogalmazni:
- Élmények megörökítése, azok belső kommunikálása.
- Munkáltói márképítés (Employer Branding) szempontjából felhasználni.
- Kimondottan álláshirdetési kampányoknál hirdetni.
Csapatépítést Szervezel?
A legjobb helyen jársz! A Teamlab-nél az a célunk, hogy elengedjük a snassz, valamint unalmas megoldásokat és valódóban élménydús programot adjunk Nektek.
Stáb:
A 2 fős állandó stábunk mellé egy 3. fotós kollégát hívtunk annak érdekében, hogy ne maradjunk le semmiről.
Eszközök:
- Sony alpha 7R II váz – Sony 24-70 f4 objektív
- Nikon
- GoPro Hero 6 Black
- DJI Osmo X3
- DJI Mavic Pro drón
- Moza air stabilizátor
Szervezői vélemény
A rendezvény alapokról való megtervezése mindössze 3 napot vett igénybe. A szervezésekor nem ütköztünk különösebb akadályba, ami véleményem szerint az alacsonyabb létszámnak, illetve az ügyfél által direkt rövidre és pörgősnek kért menetrendnek volt köszönhető.
Nagyban könnyítette még a közös munkát Coca-Cola Magyarország kapcsolattartóinak felkészültsége is.
Személy szerint nagyon örültem annak, hogy az általunk szervezett rendezvény végére 43, egymást nem ismerő, illetve egymással semmilyen szinten nem érintkező értékesítő munkatárs olyan szinten képes volt felszabadulni, amit csak ritkán lát az ember.
Nagyon boldog voltam, hogy úgy indultak tőlünk tovább, mint egy nagy és hangos baráti társaság. Összességében egy nagyon sikeres projektnek mondanám!