Express One céges csapatépítő nap

 Helyszín: Velencei-tó   Létszám: 100 fő   Szervezési idő: 1,5 hét

Első lépések – igényfelmérés

Mint mindig, a közös munkát az Express One esetében is egy minden részletet igényfelméréssel. Bár a weboldalunkon beküldött ajánlatkérések tartalmaznak alapinformációkat, ezek közel sem elegendőek ahhoz, hogy el tudjuk kezdeni a szervezést.

Hiszünk abban, hogy egy csapatépítő nap akkor lehet igazán sikeres, ha a cég kapcsolattartójával egy kötetlen beszélgetés és ötletelés során minden részletre kitérünk. Ahhoz, hogy egy igazán személyre szabott programtervvel tudjunk előállni, például számos, elsőre akár lényegtelennek tűnő információt (nemek eloszlása, átlagéletkor, érdeklődési kör stb.) meg kell tudnunk a kollégákról. 

Ezt tettük az Express One Hungary Kft. esetében is annak érdekében, hogy közel 100 főnek egy komplex, egyedileg rájuk szabott csapatépítő napot szervezhessünk.

új dolgozóból lojális munkavállaló

Barbarának (az Express One marketing vezetője) erős elképzelései voltak a csapatépítéssel kapcsolatban. Az előző éves csapatépítők tapasztalatai alapján egy rendkívül pörgős programtervet kért tőlünk.

Célja az volt, hogy egy program ne tartson sokáig, ezáltal ne lehessen megunni, illetve alapelv volt az, hogy a kollégák 10 db csapatba osztása véletlenszerű legyen, valamint a csapatok a sorsolás alkalmával lehetőleg mindig más és más csapattal játszanak, lépjenek kapcsolatba.

Ezáltal kívánta elérni, hogy a “szétszórt” irodákban dolgozó, alapvetően csak telefonon és e-mailben érintkező kollégák minél több kontaktot, játékos kapcsolatot éljenek meg.

Ügyfél igények:

  • pörgős programterv élmény programokkal
  • részvevő csapatok között ne legyen elszigetelődés
  • étkezés, frissítők
  • videó és fotókészítés
  • hotel félpanziós ellátása mellett ebéd szervezése
  • csapat “szállítása” a helyszínek között
  • szabadon választható programok
  • rossz idős programterv

Csapatépítést Szervezel?

A legjobb helyen jársz! A Teamlab-nél az a célunk, hogy elengedjük a snassz, valamint unalmas megoldásokat és valóban élménydús programot adjunk Nektek. 

Programterv készítése

 

Az igények pontos felmérése után kezdtünk el a kivitelezésen dolgozni. A protokoll programelemekhez (érkezés – fogadás – adminisztráció – ügyvezetői köszöntő – napi programismertetés – vacsora – esti buli) illesztettük hozzá térben, időben, szakmában és élményszinten a megrendelői igényeknek megfelelő programtervet.

Gyakorlatilag 100 főt úgy kellett lekötnünk, hogy az irányításunk alatt lévő időben ne várakozzanak feleslegesen és egy percig se unatkozzanak.

új dolgozóból lojális munkavállaló

Ennek érdekében élményprogramjainkat lerövidítettük és mindenből az “eszenciát”, azaz a legélvezetesebb programrészeket hagytuk meg. A 100 főből 10 db 10 fős csapatot alakítottunk és forgószínpad szerű programtervet a létszámhoz és a fix programokhoz alakítottuk időben.

Ennek a programtervnek köszönhetően azt értük el, hogy a csapatok a programkínálatunk legjavát próbálhatták ki és programhelyszínenként új csapatokkal kerültek össze.

Szerencsénkre egy kicsit szeles, de mégis tökéletes időnk volt a csapatépítés napján.

Biztonsági okokból természetesen volt egy komplex beltéri programtervünk is rossz idő esetére.

A helyi, nemrégiben épült városi sportcsarnokot lefoglaltuk a csapatépítés napjára, ahova szintén készítettünk egy  forgószínpad szerű érdekes és változatos programtervet.

Kültéri programterv

 

10:00-10:30 Megérkezés – Welcome drink, kávé, üdítő, pogácsák a Vital Hotel Nautisban

10:35-10:50

Ügyvezetői köszöntő, majd a csapatok eligazítása a programkoordinátor által

10:50-11:00

KickBike-kal átjutás a Napsugár Strandra (programhelyszín)

11:00-11:30

Sárkányhajózás, versengések 2 hajóval ( egyszerre 11-11 fő)

11:00-11:30

Buborékfoci, Íjászok viadala, Soft-csúzlis kalandjáték, Váltó és ügyességiverseny (egyszerre 11-11 fő)

11:40-12:20

Élményprogramok a csoportok forgószínpad szerű forgatásával

12:20-13:50

KickBike-os városfelfedező – Gárdony-kiskör (100 fő) – közben ebéd

14:00-15:50

Élmény-programok a csoportok forgószínpad szerű forgatásával

16:00-18:00

Wellness program és/vagy Szabaduló szoba játék a Vital Hotel Nautisban

18:00-19:00

Rákészülés a vacsorára

19:00-20:00

Vacsora a hotel éttermében – svédasztalos ellátás, italfogyasztás

20:00-20:30

Eredményhirdetés és a nap összefoglalása

20:30-04:00

Zenés, táncos est

új dolgozóból lojális munkavállaló

Megvalósítási terv

 

Egy nagyobb, összetettebb rendezvénynél számtalan apró részletre kell figyelni. Az Express One csapatépítő napjánál sem volt ez másképp. A programterv lebonyolítása rengeteg háttér feladatot igényelt.

Az ügyféllel való kapcsolattartás mellett számtalan aprólékos előkészület előzte meg a csapatépítést annak érdekében, hogy a rendezvényen minden a helyén legyen. 

Az alábbiak szerint tudnám felvázolni a sok apró részfeladatot, ami a szervezés során felmerült.

 

Egyeztetések az ügyféllel

 A programterv és az igények felmérésén túl sok más apró részletről kellett közösen gondolkodni, dolgozni, mint például:

  • Előzetesen megalkotni csapatokat, karkötő színek szerint besorolni őket annak érdekében, hogy mindez ne a helyszínen vegyen el időt.
  • Hostessek biztosítása a résztvevők érkezésénél
  • Térkép, helyszínrajz, illetve csapatonként a rájuk vonatkozó laminált forgatókönyv, menetrend elkészítése, kiosztása.
új dolgozóból lojális munkavállaló

Dokumentumok:

Sok időt szenteltünk a csapatépítés lebonyolításához szükséges belső dokumentumok megalkotására is.

Ez amiatt kellett, hogy a helyszínen lévő 8 animátorunk teljes “képben” legyen az egész nap időrendi alakulásáról, az általa végzendő munkához szükséges előkészítendő eszközök pontos listájáról és a játékvezényléséhez szükséges pontos szabályrendszerről.

Mivel az animátorok kézhez kapták a csapatok teljes napi forgatási, mozgatási dokumentációját is, így az esetleges tanácstalanságot azonnal meg tudták szüntetni, a bizonytalankodókat a megfelelő helyre tudták igazítani, az időbeni csúszásokat ki tudták zárni.

Az egyéb jegyzetelések mellet összesen 15 dokumentumot kellett létrehoznunk a gördülékeny rendezvénylebonyolítás érdekében:

  • kültéri programterv
  • beltéri programterv
  • versenybeosztás csapatonként jó időre
  • versenybeosztás csapatonként rossz időre
  • animátoroknak eredményvezető lap és az adott programhelyszín beosztása
  • térkép a helyszínekről
új dolgozóból lojális munkavállaló

Előkészületi munkák

A csapatépítések egyik legkevésbé látványos része a helyszíni előkészületi munkák. Az Express One csapatépítő napját rengeteg pakolós, kétkezi munka előzte meg.

Több mint 1 tonnányi kickbike-ot pakoltunk be és szállítottunk a Nautis Hotelhez. Ezeket a nap végén természetesen újra megfogtuk és elpakoltuk.

12 darab buborékfocit készítettünk elő, tisztítottunk meg, fújtunk fel.  Számos sörpadot és sörasztalt szállítottunk a helyszínre. 

2 db sárkányhajót készítettünk fel lapátokkal, mentőmellényekkel, dobokkal és egyebekkel a versenyekre.  Berendeztük és előkészítettük a játéktereket a különböző csapatépítő játékainkhoz.

 

Beszerzés:

  • programok során frissítők biztosítása
  • sörpadok, sörasztalok
  • kültéri hangosítás
  • karszalagok
  • animátori pólók
új dolgozóból lojális munkavállaló

Videózás, fotózás

 

A videózás szempontjából is egy igényfelméréssel kezdődött a forgatás és fotozás tervezése. Alapvetően az ügyféltől minden esetben megkérdezzük, hogy mi a célja a felvételek készítésével.

Az alábbi tudatos célokat tudtuk megfogalmazni:

  1. Élmények megörökítése, azok belső kommunikálása.
  2. Munkáltói márképítés (Employer Branding) szempontjából felhasználni.
  3. Kimondottan álláshirdetési kampányoknál hirdetni.

Csapatépítést Szervezel?

A legjobb helyen jársz! A Teamlab-nél az a célunk, hogy elengedjük a snassz, valamint unalmas megoldásokat és valóban élménydús programot adjunk Nektek. 

Stáb:

A 2 fős állandó stábunk mellé egy 3. fotós kollégát hívtunk annak érdekében, hogy ne maradjunk le semmiről.

Eszközök:

  • Sony alpha 7R II váz – Sony 24-70 f4 objektív
  • Nikon
  • GoPro Hero 6 Black
  • DJI Osmo X3
  • DJI Mavic Pro drón
  • Moza air stabilizátor

Szervezői vélemény

Kihívásokkal és sok aprólékos szervezéssel járó szervezési folyamat volt. Hozzávetőlegesen 1,5 – 2 hét intenzív szervezési munkát emésztett fel. Nagyon jó, építő gondolkodású partnert ismertünk meg Barbarában.

Rengeteg cégükre, kollégáikra, szokásaikra vonatkozó észrevétele volt a végleges programterv, szervezési megoldások kidolgozása során.

Ennek is köszönhető, hogy egy hiba nélküli, teljesen a megrendelői igényekre szabott gördülékeny és élményekkel teli csapatépítő napot tudtunk lebonyolítani.

Úgy gondoljuk, sikerült közösen kihoznunk ebből a napból a legtöbbet; nem láttunk magunk körül mást, mint a mindennapi gondokat lerázó, mosolygóan önfeledt arcokat.

0
    0
    Kosár
      Calculate Shipping
      Kupon alkalmazása