Express One céges csapatépítő nap

Amiről szó lesz az esettanulmányunkban:

• Első lépések – igényfelmérés
• Programterv készítése
• Megvalósítási terv
• Videózás és fotózás
• Szervezői vélemény

Első lépések – igényfelmérés

Mint mindig, a közös munkát az Express One esetében is egy minden részletet igényfelméréssel. Bár a weboldalunkon beküldött ajánlatkérések tartalmaznak alapinformációkat, ezek közel sem elegendőek ahhoz, hogy el tudjuk kezdeni a szervezést.

Hiszünk abban, hogy egy csapatépítő nap akkor lehet igazán sikeres, ha a cég kapcsolattartójával egy kötetlen beszélgetés és ötletelés során minden részletre kitérünk. Ahhoz, hogy egy igazán személyre szabott programtervvel tudjunk előállni, például számos, elsőre akár lényegtelennek tűnő információt (nemek eloszlása, átlagéletkor, érdeklődési kör stb.) meg kell tudnunk a kollégákról. 

Ezt tettük az Express One Hungary Kft. esetében is annak érdekében, hogy közel 100 főnek egy komplex, egyedileg rájuk szabott csapatépítő napot szervezhessünk.

Barbarának (az Express One marketing vezetője) erős elképzelései voltak a csapatépítéssel kapcsolatban. Az előző éves csapatépítők tapasztalatai alapján egy rendkívül pörgős programtervet kért tőlünk.

Célja az volt, hogy egy program ne tartson sokáig, ezáltal ne lehessen megunni, illetve alapelv volt az, hogy a kollégák 10 db csapatba osztása véletlenszerű legyen, valamint a csapatok a sorsolás alkalmával lehetőleg mindig más és más csapattal játszanak, lépjenek kapcsolatba.

Ezáltal kívánta elérni, hogy a “szétszórt” irodákban dolgozó, alapvetően csak telefonon és e-mailben érintkező kollégák minél több kontaktot, játékos kapcsolatot éljenek meg.

Ügyfél igények:

• pörgős programterv élmény programokkal
• részvevő csapatok között ne legyen elszigetelődés
• étkezés, frissítők
• videó és fotókészítés
• hotel félpanziós ellátása mellett ebéd szervezése
• csapat “szállítása” a helyszínek között
• szabadon választható programok
• rossz idős programterv

Programterv készítése

Az igények pontos felmérése után kezdtünk el a kivitelezésen dolgozni. A protokoll programelemekhez (érkezés – fogadás – adminisztráció – ügyvezetői köszöntő – napi programismertetés – vacsora – esti buli) illesztettük hozzá térben, időben, szakmában és élményszinten a megrendelői igényeknek megfelelő programtervet.

Gyakorlatilag 100 főt úgy kellett lekötnünk, hogy az irányításunk alatt lévő időben ne várakozzanak feleslegesen és egy percig se unatkozzanak.

Ennek érdekében élményprogramjainkat lerövidítettük és mindenből az “eszenciát”, azaz a legélvezetesebb programrészeket hagytuk meg. A 100 főből 10 db 10 fős csapatot alakítottunk és forgószínpad szerű programtervet a létszámhoz és a fix programokhoz alakítottuk időben.

Ennek a programtervnek köszönhetően azt értük el, hogy a csapatok a programkínálatunk legjavát próbálhatták ki és programhelyszínenként új csapatokkal kerültek össze.

Szerencsénkre egy kicsit szeles, de mégis tökéletes időnk volt a csapatépítés napján.

Biztonsági okokból természetesen volt egy komplex beltéri programtervünk is rossz idő esetére.

A helyi, nemrégiben épült városi sportcsarnokot lefoglaltuk a csapatépítés napjára, ahova szintén készítettünk egy  forgószínpad szerű érdekes és változatos programtervet.

Kültéri programterv

Megvalósítási terv

Videózás, fotózás

A videózás szempontjából is egy igényfelméréssel kezdődött a forgatás és fotozás tervezése. Alapvetően az ügyféltől minden esetben megkérdezzük, hogy mi a célja a felvételek készítésével.

Az alábbi tudatos célokat tudtuk megfogalmazni:

1. Élmények megörökítése, azok belső kommunikálása.
2. Munkáltói márképítés (Employer Branding) szempontjából felhasználni.
3. Kimondottan álláshirdetési kampányoknál hirdetni.

Stáb:

A 2 fős állandó stábunk mellé egy 3. fotós kollégát hívtunk annak érdekében, hogy ne maradjunk le semmiről.

Eszközök:

• Sony alpha 7R II váz – Sony 24-70 f4 objektív
• Nikon
• GoPro Hero 6 Black
• DJI Osmo X3
• DJI Mavic Pro drón
• Moza air stabilizátor

Szervezői vélemény

Kihívásokkal és sok aprólékos szervezéssel járó szervezési folyamat volt. Hozzávetőlegesen 1,5 – 2 hét intenzív szervezési munkát emésztett fel. Nagyon jó, építő gondolkodású partnert ismertünk meg Barbarában.

Rengeteg cégükre, kollégáikra, szokásaikra vonatkozó észrevétele volt a végleges programterv, szervezési megoldások kidolgozása során.

Ennek is köszönhető, hogy egy hiba nélküli, teljesen a megrendelői igényekre szabott gördülékeny és élményekkel teli csapatépítő napot tudtunk lebonyolítani.

Úgy gondoljuk, sikerült közösen kihoznunk ebből a napból a legtöbbet; nem láttunk magunk körül mást, mint a mindennapi gondokat lerázó, mosolygóan önfeledt arcokat.