Konica Minolta céges csapatépítő nap

Amiről szó lesz az esettanulmányunkban:

• Első lépések – igényfelmérés
• Programterv készítése
• Megvalósítási terv
• Videózás és fotózás
• Szervezői vélemény

Első lépések – igényfelmérés

Mitől lehet igazán emlékezetes csapatépítő nap? Mi hiszünk abban, hogy csak akkor, ha a csapatépítő teljes mértékben a kollégák igényeire van szabva. 

Ezért ahhoz hogy a szervezési munkákat el tudjuk kezdeni, minden esetben egy részletes igényfelmérésre van szükség. Egy ilyen beszélgetésben felmérünk minden olyan igényt és apróbb, már-már jelentéktelennek tűnő részletet, amely a szervezés szempontjából fontos lehet. Ilyen például a csapat áltagéletkora, a nemek megoszlása, a csapatépítő célja vagy éppen akár a kollégák érdeklődési köre.

Konica Minolta Hungary csapatépítőjének megszervezése is igényfelméréssel kezdőtött, azzal a különbséggel, hogy a feladat bonyolultsága miatt a cég kérte egy személyes találkozó lehetőségét is Visegrádon, melynek örömmel tettünk eleget.

A cél egy pörgős programelemekkel tűzdelt, klasszikus csapatépítő program lebonyolítása volt, melyen a Konica Minolta Hungary munkatársai vettek részt. Az általunk szervezett és lebonyolított program egy 2 napos csapatépítés része volt, melynek 2., játékosabbra tervezett napjára kérte segítségünk a cég.

Külön kérés volt, hogy a program férjen bele egy két órásra tervezett időkeretbe, amelyben a 8 db 25 fős csapat mozgatása, informálása, illetve lekötése bár kihívást jelentett, de csapatunk hősiesen megbirkózott a feladattal.

Ügyfél igények:

• pörgős programterv élmény programokkal kül- és beltéri helyszínre egyaránt (esőterv)
• forgószínpadszerűen váltakozó programelemek, hogy a ~200 résztvevő mindegyike minden programelemben vetélkedhessen
• egyszerű, különösebb rákészülést és fizikai aktivitást nem/alig igénylő csapatépítő játékelemek
• a program belesűrítése egy szűk, két órás időkeretbe
• villámgyors regisztráció, illetve a 8 db 25 fős csapat gyors megkülönböztetése karszalagokkal

Programterv készítése

Egy telefonos, majd egy személyes megbeszélést követően kezdtünk el a kivitelezésen dolgozni. A célnak megfelelően egy pörgős, minden igényt kielégítő, fizikai aktivitást és gondolkodást egyaránt igénylő, mégis könnyed játékelemeket tartalmazó programtervet hoztunk létre.

A tervbe a programpalettánk 4 izgalmas elemét belesűrítettük, így a résztvevőknek mindössze két órában soft-csúzlis kalandjátékot, íjászok viadalát és saját fejlesztésű “2 perc és nyersz és élménylabor” játékrendszerünket is volt lehetőségük kipróbálni.

A forgószínpadszerű váltakozásnak köszönhetően mindezt ráadásul úgy, hogy a csapatok egy percig sem unatkoztak, hiszen amint végzett egy adott programelemmel egy csapat, animátoraink máris átvezették a következő játékra őket.

Kiemelném továbbá a “2 perc és nyersz, illetve élménylabor” játékaink egyik hatalmas előnyét, ami nem más, mint hogy izgalmas és változatos elemekből tevődik össze, így mindenki megtalálhatja a szívéhez közeli játékot – legyen az óriás beerpong, óriás jenga, pálca-peca vagy golyó-pottyantó.

Részletes programterv

Rossz idő esetén a Metropolisz névre keresztelt interaktív, saját fejlesztésű társasjátékunkat tartottuk volna, amihez partnerünk 4 db 50m2-es termet bérelt a Silvanus Hoteltől. Nagy örömünkre azonban gyönyörű időnk volt, így gond nélkül le tudtuk vezényelni a programtervet.

Helyszín választása

Megvalósítási terv

A Konica Minolta csapatépítőjének megszervezése izgalmas, kihívásokkal teli munka volt, de minden percét élveztük. A programterv megszervezése és lebonyolítása számos háttérfeladatot és terveznivalót igényelt. Ezeket az alábbiakban részletezném.

A helyszín

Ahogy azt már említettem, a kültéri helyszínt nem ismertük, ezért személyes terepszemlére volt szükség. Felmerült a probléma, hogy a hotellel szemben található ligetes terület és a parkoló nem biztos, hogy elegendő a tervezett 200 fő befogadására és foglalkoztatására.

Ez szerencsére nem így lett, ami annak volt köszönhető, hogy programtervet úgy ötleteltük ki, hogy a rendelkezésünkre álló területet a lehető legpraktikusabban tudjuk kihasználni.

A csapatok leosztása

A tervezett létszám ~ 200 fő volt, ekkora számnál pedig már a csapatok leosztása is kihívást jelenthet. Szerencsére a cég kapcsolattartói nagyon együttműködőek voltak és aktívan részt vettek a csapatok leosztásában. Miután elküldtük a kapcsolattartóknak a csapatok színeit, a cég belsőleg képes volt elintézni a kollégák csapatba osztását.

Tehát a csapatok papíron fel voltak osztva. Ez mind szép és jó, de ahogy szokták mondani, a puding próbája az evés. Tapasztalat, hogy a helyszínen történő karszalagozás nagyon sok időt el tud venni, mi pedig ebből igen csak híján voltunk a szűkös időkeret végett. Ezt a problémát úgy oldottuk meg, hogy a helyszínen minden csapatból felolvastunk egy nevet, aki aztán egyénileg “összeverbuválta” a saját csapatát.

A kiválasztott kollégának átnyújtottuk az adott csapat karszalagjait és megkértük, hogy “karszalagozza” fel a csapatát. Ezáltal az akár 20-25 percet is igénybe vevő folyamat 6-7 perc alatt lezajlott.

A belső dokumentumok megalkotása

Sor került a csapatépítés lebonyolításához szükséges belső dokumentumok (eredményvezető lapok, részletes programterv, versenybeosztás, stb.) kiötletelésére, megalkotására is. Erre azért volt szükség, hogy az animátoraink az esetleges tanácstalanságokat, fennakadásokat hatékonyan és gyorsan képesek legyenek megszüntetni a rendezvény folyamán.

Az eszközök biztosítása

A programterv véglegesítése után projektmenedzser kollégánk rövid időn belül összeírta a játékok levezényléséhez szükséges eszközöket. Ezeket minden esetben a velencei-tavi központunkból szállítjuk a helyszínre.

Felmerült továbbá az is, hogy ekkora létszámnál nem lesz egyszerű “túlkiabálni” a tömeget, ezért vittünk magunkkal egy megafont is.

Videózás, fotózás

A videózás szempontjából is egy igényfelméréssel kezdődött a forgatás és fotozás tervezése. Alapvetően az ügyféltől minden esetben megkérdezzük, hogy mi a célja a felvételek készítésével.

Az alábbi tudatos célokat tudtuk megfogalmazni:

1. Élmények megörökítése, azok belső kommunikálása.
2. Munkáltói márképítés (Employer Branding) szempontjából felhasználni.
3. Kimondottan álláshirdetési kampányoknál hirdetni.

Stáb:

A rendezvény fotós és videós megörökítésére 2 fős stábot vezényeltünk ki.

 

Felszerelés:

• Sony A7 rII váz – Tamron 28-75 2.8 objektív
• DJI Mavic Pro drón
• Canon 6d – Canon 70-200 2.8 objektív
• DJI RONIN M stabilizátor
• Liliput A7s kontrollmonitor

Szervezői vélemény

A csapatépítő alapokról való megszervezése megközelítőleg 1 hetet vett igénybe. Kihívásokkal teli szervezés volt, ami a nagyobb létszámnak és a szűkös időkeretnek volt köszönhető. Csapatunk azonban stabilan vett minden akadályt, mind a szervezői, mind az animátori oldalon.

Külön öröm volt számomra, hogy a Konica Minolta kapcsolattartói végig készséggel álltak rendelkezésünkre.

És természetesen még ennél is nagyobb öröm volt, hogy láttam az aznap hajnali fél négyig bulizó, majd 10.00 órától becsülettel talpon lévő felnőtt résztvevőket önfeledten, szinte gyermekien szórakozni. Úgy érzem, hogy az általunk szervezett program nagyon jól sikerült: pörgősek és kellően változatosak voltak a programok, nagyszerű képes és videós anyagokat készítettünk, az idő pedig úgy elrepült, hogy észre sem vettük.

Úgy gondolom, mindent kihoztunk a Konica Minolta Hungary csapatépítőjéből, amit csak lehetett. Bízom benne, hogy lesz még alkalmunk a közös munkára!