Esettanulmány: Indoor csapatépítő délután az ExxonMobil részére
Helyszín: Budapest, Margitsziget, Thermal Margaret Island Health Spa Hotel 
Létszám: 50 fő 
Szervezési idő: 1 hét
Amiről szó lesz az esettanulmányunkban:
Első lépések – igényfelmérés
Az ExxonMobil hazai üzletsegítő központja már nem először kért fel minket a csapatépítésük lebonyolítására, ugyanis 2019 szeptemberében is volt alkalmunk a cég egy másik diviziójával együtt dolgozni.
Akkor egy sportosabb jellegű, outdoor csapatépítés szervezésében kérték a segítségünket, most a novemberre tekintettel egy kifejezetten beltéri csapatépítéssel kapcsolatban kerestek fel minket. Egyébiránt a kapcsolattartótól megtudtuk, hogy a cég vállalati kultúrájából fakadóan viszonylag gyakran tartanak csapatépítéseket.
A program időpontja október 9.-e, egy szerdai nap volt. A cél egy könnyed, közös gondolkodást és együttműködést előtérbe helyező csapatépítő délután megszervezése volt. Ennek megfelelően az ügyfél kifejezetten olyan programokat kért tőlünk, melyek a fenti kritériumoknak megfeleltek – így került be a programtervbe a Metropolisz és Pár Perc és Nyersz nevű játékunk.
Mivel a vállalati nyelv a cégen belül az angol, ezért külön kérés volt, hogy a programokat angol nyelven, tehát angolul tudó koordinátor kolléga vezényletével tartsuk. Ekkor még alapvetően nem rendelkeztünk angol nyelvű anyagokkal a játékainkat illetően, így külön kihívás volt, hogy ezeket lefordíttassuk, illetve elkészítsük.
Ügyfél igények:
- kifejezetten beltéri programok, melyek közös gondolkodást és együttműködést igényelnek a kollégák részéről
- tartalmas szórakozás biztosítása 50 fő résztvevő számára legalább 2 órában a vacsora után
- egyszerű, különösebb rákészülést és fizikai aktivitást nem/alig igénylő csapatépítő játékelemek
Csapatépítést Szervezel?
A legjobb helyen jársz! A Teamlab-nél az a célunk, hogy elengedjük a snassz, valamint unalmas megoldásokat és valóban élménydús programot adjunk Nektek.
Programterv készítése
Az ajánlatkérés beérkezését követően szakmai vezetőnk és alapítónk, id. Várnai Péter egy közös ötletelés céljával hívta fel az ExxonMobil kapcsolattartóját. Ezek a konzultációk protokollszerűen zajlanak. Ez most sem történt máshogy, az igények részletes megismerése után szinte azonnal egy kész megoldást tudott nyújtani az ügyfél részére.
Ezt követően koordinátor kollégánk, Gergő elkészítette a színes fotókkal és videókkal illusztrált árajánlatunkat, benne a részletes programtervvel és a kiajánlott programokkal.
A telefonos konzultációnak megfelelően két népszerű konferenciaprogramunkat, a saját fejlesztésű Metropolisz társasjátékunkat és a szintén saját fejlesztésű, még “friss és ropogós” asztali ügyességi játékcsomagunkat, a ‘Pár Perc és nyersz’-et ajánlottuk az ügyfélnek.
Részletes programterv
| 13:00 -13:30 | Találkozás, helyszíni egyeztetés, regisztráció, játékok előkészítése |
| 13:30 -15:30 | Metropolisz interaktív csapatépítő társasjáték 2 órában, majd egy rövid szünet |
| 15:45 -16:45 | Pár perc és nyersz ügyességi asztali játékrendszer 1 órában |
| 17:00 | Eredményhirdetés, emléklapok kiosztása a csoport részére, majd a program zárása. |
Helyszín választása
Bár tudunk (és szívesen szoktunk is) segíteni a rendezvényhelyszín felkutatásában, ezúttal erre most nem volt szükség, hiszen az ügyfél már fix helyszínnel, a margit-szigeti Thermal Margaret Island Health Spa Hotellel, mint lehetséges helyszínnel fordult hozzánk.
Ilyenkor minden esetben felvesszük a kapcsolatot a rendezvényhelyszínnel, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy a programjaink szempontjából rendelkeznek-e megfelelő helységgel, illetve felszereltséggel. Ez jelen esetben természetesen nem volt kérdés, lévén patinás 4 csillagos hotelről van szó. A rendezvény a hotel egyik jól felszerelt konferenciatermében került megrendezésre.
Csapatépítést Szervezel?
A legjobb helyen jársz! A Teamlab-nél az a célunk, hogy elengedjük a snassz, valamint unalmas megoldásokat és valóban élménydús programot adjunk Nektek.
Megvalósítási terv, kihívások
Az “összeülős” jellegű indoor csapatépítéseink megszervezése alapvetően egyszerűbb, kevésbé összetett feladat, azonban mint minden rendezvénynél, úgy az ExxonMobil esetében akadtak különleges kérések és megoldásra váró kihívások. Az alábbiakban ezeket részletezném, illetve azt, hogy hogyan oldottuk meg.
A programjaink angol nyelvre fordítása
Ahogy azt már említettük, az ügyfél angol nyelven kérte tőlünk a programok lebonyolítását. Mivel ezidáig nem mutatkozott jelentős igény angol nyelvű rendezvényre, így ekkor még nem rendelkeztünk a játékaink angol nyelvű átiratával, amely például az igényelt Metropolisz játékunknál nem kevés szöveges anyagot jelentett.
A helyzetet mérlegelve, átgondolva azonban arra jutottunk, hogy megbírkózunk a feladattal és egy fordítóiroda, illetve az angolul jól beszélő koordinátor kolléga, Gergő bevonásával rövid időn belül minden adott volt ahhoz, hogy angolul is képesek legyünk levezényelni a programot.
A belső dokumentumok megalkotása
Sor került a csapatépítés lebonyolításához szükséges belső dokumentumok (eredményvezető lapok, részletes programterv stb.) megalkotására is. Erre azért volt szükség, hogy a koordinátor kolléga az esetleges tanácstalanságokat, fennakadásokat hatékonyan és gyorsan képes legyen megszüntetni a rendezvény folyamán.
Ki fogja tartani a programot?
A belső dokumentumok megalkotását követően, a végső fázisban került sor a programot tartó animátorok kiválasztására. A helyzet újdonságából adódóan a Teamlab programkoordinátorára, Gergőre esett a választás, aki már több alkalommal, nagy magabiztossággal tartott angolul, főként outdoor csapatépítőket.
A kiajánlott Metropoliszt és a Pár perc és nyersz játékokat azonban még nem tartotta, így a rendezvényt megelőző héten szakmai vezetőnkkel (aki egyébként szintén ott volt a rendezvényen) összeülve egy alapos betanításon vett részt.
Szervezői vélemény
“Úgy gondolom, hogy egy minden ízében sikeres csapatépítést zártunk. Ezt alátamasztja, hogy kizárólag pozitív visszajelzést kaptunk mind a szervezés, mind a megvalósítás részéről. Külön öröm volt számomra, hogy a program zárása után több kolléga is (köztük olyanok is, akik szabadidejükben játékvezetők, illetve megszállott társasjáték kedvelők) odajött hozzánk gratulálni.
Ez a csapatépítés kétségkívül elérte a célját. 3 órára le tudtuk kötni a résztvevőket a csapatmunkát, közös tervezést, problémamegoldást és kreativitást is jócskán igénylő Metropolisszal, majd a könnyedebb, kötetlenebb szórakozást nyújtó, ügyességet igénybe vevő Pár perc és nyersszel. Az idő csak úgy repült
Öröm volt nézni a résztvevők zsigeri reakcóit mindkét játék esetében. A Metropolisz végén például hatalmas ováció és tapsvihar közepette ünnepelték a közösen felépített városokat és egymás eredményeit, de az ügyességi játékok közbeni reakciókat is egy élmény volt megfigyelni.
Nagyon örülök annak, hogy elvállaltuk ezt a projektet és hogy végül ilyen jól sikeredett. Bízom abban, hogy lesz még alkalmunk együtt dolgozni az ExxonMobil Magyarországgal!”
– Hajba Gergő, a rendezvény szervezője, helyszíni koordinátora