A profi céges rendezvényszervezés lépései

Legyen szó workshopról, csapatépítő napról vagy szakmai konferenciáról, a céges rendezvényszervezés idő- és energiaigényes feladat. Annak érdekében, hogy semmit ne felejts el és mindenhez időben hozzákezdj, összegyűjtöttük a vállalati rendezvények megszervezésének legfontosabb lépéseit, így a rendezvényszervezés kevesebb stresszel jár majd.

Gyakorlati tanácsok következnek az alábbiakról:

• A céges rendezvény időpontjának meghatározása
• Rendezvényhelyszín választása
• Catering szolgáltatás választása
• A céges rendezvényszervezés lépéseinek legfontosabbika: a költségvetés megtervezése
• Forgatókönyv készítése
• A résztvevők meghívása
• A legtrükkösebb lépés: a beszerzés

A céges rendezvény időpontjának meghatározása

Az esemény jellegétől függően érdemes tervezned a meghívások ütemezését. Ha céges csapatépítőt szervezel néhány főnek, akkor egy Doodle segítségével könnyen megtalálhatjátok a mindenki számára ideális időpontot és amint ez megvan, kiküldheted a meghívót a kollégáknak – egyelőre konkrétumok nélkül, majd elkezdheted a szervezést.

Viszont ha egy nagyobb kaliberű céges rendezvényben gondolkozol, akkor neked kell kijelölni az időpontot, ami a legtöbb esetben az ideális helyszín elérhetőségének függvénye lesz.

Mielőtt elkezdesz opciókban gondolkozni az időpontot illetően, pörgesd át a naptárat és győződj meg afelől, hogy a rendezvény időpontja nem esik munkaszüneti napra vagy többnapos hétvége első/utolsó napjára.

Ezek a dátumok sok esetben előre lefoglalt családi nyaralások időpontjai, valamint általában véve is csökkentik a részvételi hajlandóságot egy-egy szakmai rendezvényen, ezért érdemes kerülnöd őket.

Rendezvényhelyszín választása

A céges rendezvényszervezés lépései közül talán a helyszínnek jut a legmeghatározóbb szerep: befolyásolni fogja a meghívottak számát, a rendezvény időpontját, a technikai lehetőségeket, a hangulatot és az élményeket is, amelyekkel a vendégek távoznak az eseményről.

Alapkritériumok

Három fő kritérium alapján érdemes elkezdened az ideális helyszín utáni kutatást: budget (mennyi pénzed van rá), helyigény (hány főt szeretnél meghívni) és elhelyezkedés. Az első kettő egyértelmű, de a lokációról érdemes pár szót ejteni: ha egy kisebb létszámú workshopot szervezel, akkor helyszínként ideális lehet egy könnyen megközelíthető, akár belvárosi rendezvényhelyszín.

Ha céges csapatépítőt tervezel, akkor a csapat preferenciáit és a program célját számításba véve gondolkozhatsz indoor (akár irodán belüli) vagy outdoor, természetközeli helyszínekben is.

Ha pedig nagyobb konferenciáról vagy szakmai napról beszélünk, akkor kevésbé fontos, hogy belvárosi helyszínt találj, ugyanakkor itt is érdemes szem előtt tartani a könnyű megközelíthetőséget.

Parkolás

A parkolási lehetőség nagyobb vendéglétszám esetén kulcsfontosságú. Olyan helyszínt válassz, ami rendelkezik elég férőhellyel az autók számára vagy legalább a közvetlen közelében található ilyen megoldás.

Érdemes transzferlehetőségekben gondolkoznod azok számára, akik sem az autót, sem a tömegközlekedést nem preferálják.

Frekventált pick-up ponttal, előre meghatározott járatsűrűséggel készülj, hogy a vendégek számára az út a lehető legtervezhetőbb legyen.

Szolgáltatások

A helyszín kiválasztásánál nem elhanyagolható szempont, hogy van-e konyhája, azaz tudnak-e biztosítani cateringet? Ha nem, akkor vannak-e asztalaik, székeik, tálalókészletük vagy azt is a külső cateringszolgáltatónak kell biztosítania?

Ugyanígy létfontosságú a technológiai kapacitás: van-e a helyszínnek audiovizuális felszerelése? Ha igen, benne van-e az árban? Ha nem, hogyan tudnak együttműködni egy külső szolgáltatóval (áram, csatlakozók, helyigény, stb)?

Alaprajz

Ha a fenti kritériumok alapján még jó néhány helyszín a kalapban maradt, akkor az alaprajz majd segít tovább szűkíteni a listát. Kérd be a helyszínektől az alaprajzot és gondolatban pörgesd le az eseményt a szemeid előtt.

Elég nagy a fogadótér? Közel vannak a mosdók a kulcshelyszínekhez? Hol van a ruhatár? Hol fog feltorlódni a tömeg? Mit lehet tenni ennek megelőzése érdekében?

Ha ezekre a kérdésekre tudod a választ, akkor a helyszín berendezését tudod hozzájuk igazítani, hogy a vendégek a lehető legkényelmesebben közlekedhessenek az egyes helyiségek között.

Dizájn

Vedd alaposan szemügyre a helyszín belsőépítészeti sajátosságait, ezekhez kell majd ugyanis igazítanod a rendezvényed dekorációját.

Egy barokk kastély egészen más atmoszférával rendelkezik, mint egy indusztriális kiállítótér, vagyis a rendezvényed jellegét és az elképzelt dekorációt összhangba kell hoznod a meglévő enteriőrrel.

Ebben az esetben a kevesebb több elvét érdemes követned: minél jellegtelenebb az adott épület belülről, annál könnyebben tudod a rendezvényedhez alakítani.

Extra költségek

Rendezvénytől függetlenül javasoljuk előre tisztázni az anyagiakat a helyszínnel. A részletes árajánlat alapkövetelmény, de ha véletlen nem ilyet kapnál a helyszíntől, akkor sem érdemes kiejteni őket a kalapból.

Tisztázd velük a következőket: a catering, a technika, a regisztráció, a ruhatárhasználat, az áram és egyebek benne vannak-e az árajánlatban? Felszámítanak-e külön díjat a dekoráció felrakásáért, leszedéséért? Tudnak-e biztosítani hostesst? A személyzet díja benne van-e az árajánlatban?

Törekedj a minden részletre kiterjedő árajánlatra, így annál kevesebb meglepetés érhet.

Catering szolgáltatás kiválasztása

Ételtípus

A céges rendezvényszervezés lépései közül kulcsfontosságú az étel kiválasztása: rendezvényed hosszától és jellegétől függően érdemes különböző típusú ételekben gondolkodnod.

Ha szabadtéri csapatépítést szervezel, oda passzolhat a bográcsgulyás és a mini hamburger is – gyakorlatilag bármilyen étel szóba jöhet, amit el lehet készíteni a rendelkezésre álló infrastruktúrával, és a csapat is szereti.

Szakmai rendezvények esetében a következőket javasolt mérlegelni: ha olyan étet kínálsz, amit késsel-villával kell enni, ahhoz szék és asztal is dukál. Senki sem szeret apró könyöklőasztaloknál nyomorogni és azon izgulni, hogy kiüti-e villával a szomszédja kezéből az ételt.

Szakmai konferenciákon érdemes kerülni a szaftos ételeket, mert kellemetlen, ha a fehér ingre cseppen a pörkölt. Ha fingerfoodban gondolkozol, az jó megoldás lehet abban az esetben, ha csak néhány órás a rendezvényed. Félnapos vagy hosszabb rendezvényre meleg étel dukál.

Étkezések száma

A rendezvényed hossza fogja meghatározni az étkezések számát is. Egynapos konferencián egy meleg étel szükséges és elegendő, a gyakori vagy folyamatos kávé- és üdítőlehetőségre viszont fontos hangsúlyt fektetni: ha igazán elégedett – és éber – résztvevőkre vágysz, akkor nemcsak az egyes programelemek szüneteiben, hanem folyamatosan biztosítasz kávét és üdítőt a vendégeknek.

Gondolj bele: többen lesznek, akik egy-egy szekciót kihagynak és inkább az étteremben vagy a bárban beszélgetnek – fontos, hogy nekik is legyen mit inniuk.

Egy jó kávé pedig még az egymástól igen távol álló nézeteket is képes közelebb hozni.

Árajánlat

A catering szolgáltatásról szóló árajánlatot ugyanolyan szempontok szerint érdemes nagyító alá venni, mint a rendezvényhelyszín ajánlatát: az ár időkorláthoz van-e kötve? Mennyire rugalmasak az időpontot és a megrendelt étel mennyiségét illetően?

Milyen felszereléssel rendelkeznek? Ez a felszerelés hogyan illeszkedik a helyszín adottságaihoz? Hány fős személyzet szükséges? Benne van-e személyzet az árban? Ha ezeket a kérdéseket előre tisztázod, nyugodtabban tudod kiválasztani a megfelelő szolgáltatót.

A céges rendezvényszervezés lépéseinek legfontosabbika: a költségvetés megtervezése

A rendezvény menete szempontjából kulcsfontosságú a budget összeállítása, melyhez nem lesz szükséged másra, mint egy Excelre és némi analitikai képességre. A következő oszlopokokat célszerű felvinni a táblázatba: Tétel, Tervezett költség/Valós költség/Részletek. Nézzük a tételeket!

Bérleti díj

A helyszín bérleti díja sok esetben tartalmazza a konferenciatechnika költségét – projektor, mikrofon, hangosítás, stb. – más esetekben ezek extra költségként terhelik a pénztárcád. Érdemes minden részletre kiterjedő ajánlatot kérni a rendezvényhelyszínektől, hogy ne érjen kellemetlen meglepetés.

Catering

Ha konkrét elképzelésed van a vendéglátásról, akkor nincs más dolgod, mint bekérni az erre vonatkozó árajánlatokat. Ha inkább csak nagy vonalakban van ötleted az ételekről, italokról, akkor tanácsos kikérni a cateringes beszállítók véleményét, ők a legtöbb esetben előre meghatározott csomagokkal dolgoznak.

Ne felejtsd ki a költségvetésből az olyan tételeket, mint a borravaló vagy a dugódíj, mivel jelentősen megdobhatják a végösszeget.

A catering szolgáltatásra érdemes több időt szánni, mert még a legszínvonalasabb szakmai rendezvényről is távozhatnak elégedetlen vendégek, ha kevés volt az étel vagy éppen sok volt, de nem minőségi.

Transzferköltség

Ide ne csupán a járművek bérleti díját kalkuláld, hiszen vannak járulékos költségek is, mint amilyen a parkolási díj, autópálya-matrica, üzemanyag, sofőr díja és az esetleges túlórája. Ha szokatlan terepre mentek, akkor ezt érdemes előre közölni a transzfercéggel, hiszen más díjszabás vonatkozhat egy hegyvidékre, mint egy sík terepre.

Dekoráció

Egy vállalati eseményen a dekorációra is érdemes hangsúlyt fektetni. Szükséged lehet virágokra, asztaldíszekre, dizájn világítóelemekre vagy installációkra, külső csapatépítés esetén esetleg sátorra, sporteszközökre. Ezeknek az árát itt tüntesd fel.

Előadói díjak

Ha a rendezvényen műsorvezető irányítja az eseményeket vagy egy konferenciára vendégelőadókat hívsz, akkor azok jelentős kiadásokkal járhatnak. Ennél a költségnemnél érdemes ezeket jelölni a költségtervben.

Nyomtatási költségek

Bizonyos rendezvények jelentős nyomtatási költséggel járhatnak. Egy konferencia esetében például a meghívókat, regisztrációs íveket, programfüzeteket, vállalati marketinganyagokat, badge-eket mind nyomtatni kell.

Ajándékok

Talán a csapatépítő programokat leszámítva nincs olyan vállalati rendezvény, ahol illik a résztvevőket ajándék nélkül hazaengedni. Legyen szó jelképes vagy komolyabb, személyre szabottabb ajándékról, minden esetben a mennyiség és a kivitelezés nehézsége fogja leginkább befolyásolni az árat. Készülj fel arra, hogy ez akár egy tetemesebb összeg is lehet.

Programok

Ha extra programelemeket is beépítesz a rendezvénybe, akkor ezek mind költségvonzattal járnak. Ha sportolni mentek, akkor a részvétel vagy a pályahasználat díja lehet kiugró összeg, ha kirándulni, akkor belépődíjra lehet számítani, vagyis ezekkel a költségekkel mind tervezned kell.

Nem várt költségek

Még a legjobban előkészített rendezvény költségvetése is megugorhat, ha nem várt esemény következik be.

Érdemes kb. 20%-ot rátenni az eredeti budgetra, amivel várhatóan meghaladod majd a költségeket. Ha előre kalkulálsz vele, nem ér majd csalódás.

Ha ezek a tételek mind a helyükre kerültek, akkor add őket össze – ez lesz a büdzséd. Ha nincs időd vagy türelmed elkészíteni a költségvetést, akkor egy profi rendezvényszervező csapat összeállítja helyetted, vagy használhatsz applikációkat is, amelyek a feladatok egy részét leveszik a válladról.

Forgatókönyv készítése

Abban a pillanatban, ahogy összeálltak a rendezvény főbb pillérei, kezdd el tervezni a forgatókönyvet. A céges rendezvényszervezés lépései közül ennek kulcsszerepe van.

Nagyon fontos, hogy szervezőként mindig tudd, hogy éppen mi történik, az adott eseménynek ki a felelőse, ki az érintett beszállító és mi az esemény technikai igénye. Gyakorlatban itt is egy Excel tábla lehet a legnagyobb segítséged, ahová érdemes felvinni a következő információkat: időpont, esemény, felelős, felelős elérhetősége, beszállítók, beszállítók elérhetőségei, technikai igény, adott technikus elérhetősége.

Így ha például elmegy az áram a díjkiosztó alatt, vagy nem érkezik meg időben az erdei csapatépítőre rendelt étel, rögtön tudni fogod, hogy kit kell keresned. A rendezvény forgatókönyvet minden érintett kollégának bocsásd a rendelkezésére.

A résztvevők meghívása

Ha megvan a rendezvényed időpontja, akkor készíttess egy profi meghívót, amiben szerepel a dátum, a helyszín és a főbb elemek.

Javasoljuk, hogy a meghívó szövegét több kollégáddal is ellenőriztesd le – nincs az a nyúlfarknyi szöveg, amibe nem fér bele egy-két elütés, ezeket ráadásul az emberek különös módon hajlamosak nem észrevenni.

Nagyobb létszám esetén érdemes online regisztrációs platformban gondolkoznod, ami egyrészt segít tisztán látni a résztvevők számát, másrészt automatizálhatja a kommunikáció egy részét.

Az Eventbrite-on például lehetőség van jegyvásárlásra is, vagyis az app a terhek nagy részét leveszi a válladról, cserébe az értékesített jegyek után jutalékot számít fel.

Nagyobb lélegzetvételű eseményre nem elég egy alkalommal meghívót küldeni. Előfordulhat, hogy a meghívód a spam mappában landol, a titkárnőhöz kerül, aki elfelejti, vagy egyszerűen csak olvasatlan marad az aznapi rengeteg email miatt.

Az esemény előtt javasoljuk szakaszosan – néhány hetente – emlékeztető emailek kiküldését, amelyekbe foglald bele a programot, a regisztrációt, és lehetőség szerint csepegtess izgalmas információkat a rendezvényről, így a meghívó marketingeszközzé válik.

Ha nem szoftverrel, hanem manuálisan végzed a meghívók kiküldését, akkor figyelj arra, hogy csak azok kapjanak emlékeztetőt, akik még nem regisztráltak – nem kelt professzionális benyomást, ha olyanokat is pusholsz, akik már rég a vendéglistán vannak.

A céges rendezvényszervezés lépései közül a legtrükkösebb: a beszerzés

Amennyiben szeretnél ajándékot adni a résztvevőknek, vagy marketinganyagokkal (például szórólap, brossúra, molinó, programfüzet, stb.) is készülsz a rendezvényre, akkor amint az ezekhez szükséges input a rendelkezésre áll – ajándék esetében a budget, marketinganyag esetében a szöveges és grafikai kreatívok –, akkor érdemes a lehető leghamarabb felvenni a kapcsolatot a potenciális beszállítókkal és kérni tőlük árajánlatot, illetve ellenőrizni, hogy tudják-e tartani a kijelölt határidőt.

Nem egy rendezvény csúszott már el azon, hogy nem voltak készen a legszükségesebbek: meglepetés ajándék nélkül lehet konferenciát tartani, programfüzet nélkül kevésbé.

Priorizáld a beszerzendő eszközöket és fontossági sorrendben haladj a tervezésükkel, beszerzésükkel, így minimalizálhatod a kockázatokat.

Amint a fentiekből is látod, egy céges rendezvény megszervezése nem kis feladat: rengeteg dologra kell figyelni és a hibázás lehetősége végig fennáll. Azonban ha figyelsz a részletekre és előre megtervezel minden lépést, gond nélkül véghez tudsz vinni mindent.

Amennyiben nem szívesen vállalod magadra a feladatot, akkor bízd rá a lebonyolítást egy profi rendezvényszervező cégre. Hogy hogyan találhatod meg a legmegfelelőbb csapatot, arról itt írtunk részletesen.