Koordinátor kijelölése, válságstáb felállítása és feladatkiosztás
A járványügyi helyzet cégen belüli kezelésének első és legfontosabb lépése a felelősök kiválasztása, egy tettrekész, kreatív és higgadt emberekből álló válságstáb felállítása. A válságstáb elsődleges feladata a szintek közötti folyamatos kommunikáció, illetve egy új, járványügyi szabályrendszer, protokoll megalkotása és annak cégen belüli betartatása.
A válságstáb mérete függ a céged méretőtől is. Egy multi jó esetben már a járvány kialakulása előtt is rendelkezhetett kijelölt csapattal. Egy KKV-nak viszont nem biztos, hogy erre megvoltak a szükséges előkészületei. Ugyanígy, egy nagy cég több felelős személy bevonását is megengedheti, míg egy KKV-nál okosabban kell beosztani a csapattagokat.
A krízishelyzet megfelelő lekommunikálásához kommunikációs szakember bevonása is szükséges lehet. Amennyiben emellett döntünk, őt is be kell vonnunk a válságstáb munkájába. Erről bővebben a Kríziskommunikáció leckénkben írunk.
Ehhez az alábbi 3 lépéses akciótervet javasoljuk:
- Rajzoljuk fel cégünk szervezeti struktúráját és hívjunk össze egy meetinget a vezetőkkel!
- Személy szerint jelöljünk ki egy koordinátort: ő fog felelni a pandémiás válságstáb koordinálásáért, a projektek határidejének betartásáért, meetingek szervezéséért.
- Állítsuk össze a válságstábot cégünk szakterületeinek vezetőiből – KKV-k esetén mindenkit, akire számítani tudunk!
Mi lesz a járványhelyzetet koordináló munkatárs feladata?
- A válságstáb vele egyeztetve hozza a döntéseit, intézkedéseit
- A kiszabott pandémiás intézkedések végrehajtásáért ő felel
- Az ő feladata a higiénés prevenciós protokoll szigorú betartatása a cégen belül, de nagyobb cégeknél azonban érdemes lehet külön embert megbízni erre a pozicióra (Hatékony eszköz lehet prevencióra a prevenciós matricacsomagunk és a megállítótáblánk.)
- Meetingek megszervezése, koordinálása, lehetőleg online felületen (pl. Skype konferenciahívás)
- Napi szintű egyeztetés a válságstábbal az új hírekről, bevezetett intézkedésekről, a megváltozott helyzet kezeléséről
Mik lesznek a válságstáb feladatai?
- Akár napi rendszerességű meetingek a kialakult helyzetről – lehetőleg online
- Az alkalmazottakkal való nap eleji egyeztetés:
- A válságstábba delegált szakmai vezetők a saját osztályukkal egyeztessenek minden nap elején (marketing vezető a marketing osztállyal, a beszerzési vezető a beszerzési osztállyal és így tovább)
- Az érintkezés minimalizálása érdekében köremailt vagy videóhívást javaslunk
- Miről egyeztessünk? Az osztályon belüli helyzetről: esetleges megbetegedésekről, a kieső dolgozók pótlásáról
- Az állami szervek hivatalos tájékoztatásainak szemmel tartása
- Itt fontos a hivatalos forrásból való tájékozódás, jelen esetben a https://koronavirus.gov.hu/
- Fontos feladat a pénzügyi osztállyal való folyamatos egyeztetés a válsághelyzet finanszírozásáról, az inaktívvá vált források átcsoportosításáról
- A különféle munkaügyi intézkedések (átszervezések, home office megtervezése, folyamatos ügymenet biztosítása stb.) bevezetése
Javasolt eszközök, szoftverek
Mivel a válságstáb sokrétű feladatkörre számíthat számos felelőssel és határidővel, ezért amennyiben nem használunk projektmenedzsment szoftvert, úgy most itt az idő arra, hogy elkezdjük. Az alábbi ingyenesen használható szoftvereket ajánljuk:
Asana
Az Asana kiváló ingyenes megoldást biztosít a válságstáb feladatainak kezelésére. Letisztult design, könnyű kezelhetőség és az ingyenes verziót is magas létszám limit jellemzi. Jól átlátható a különféle nézeteknek köszönhetően (az ingyenes verzióban még idővonal nézet is van) és viszonylag rövid idő alatt elsajátítható a használata. A taskokat határidőhöz köthetjük, delegálhatjuk és még fájlokat is csatolhatunk hozzájuk.
15 főig ingyenesen használható, bizonyos, de nem jelentős korlátozásokkal.
Trello
A Trello egy “drag-and-dop” projektmenedzsment szoftver, amely a mozgatható kártyáinak köszönhetően átláthatóvá varázsolja a válságstáb futó projektjeit. A különféle taskok kártyákként jelennek meg, amiket elnevezhetünk, határidőhöz köthetünk és delegálhatunk bárkinek a csapatunkban. A kártyákhoz továbbá fájlokat is csatolhatunk, ami előnyt jelenthet például a grafikusi munkáknál.
10 főig ingyenesen használható minden funkciójával együtt!
– 1. 
– 2. 
– 3. 
– 4. 
– 5. 
– 6. 
– 7. 
– 8. 
– 9. 
– 10. 
– 11.