8. lecke: Beszerzés

Első lépésként fel kell térképezni és át kell tekinteni a külföldi beszerzési forrásokat, hogy azokból megoldható-e a szállítás. Ha nyersanyagról vagy olyan termékekről van szó, amit nem tud a cég nélkülözni, el kell gondolkodni más forrásokból való beszerzésen is. Mindenképpen érdemes alternatívaként  minél több céggel felvenni a kapcsolatot arra az esetre, ha a gyártás leáll. A kritikus beszerzési forrásokat belföldi helyettesítési lehetőségekkel lehet pótolni, amennyiben szükségesek. 

Hasznos tippek

  • Javasoljuk a raktárkapacitás felmérését és a pénzügyi lehetőségek figyelembevételével tartalékok képzését
  • Kiemelten fontos a futárszolgálatokkal való folyamatos kapcsolattartás és információcsere
  • Érdemes lehet akár több szállítmányozóval, esetleg egyéni vállalkozókkal leszerződni vészhelyzet esetén, a kiszámíthatóság minimalizálása érdekében

Hogyan kezeljük a bejövő árut?

Amennyiben az adott partnernél nem biztosított a fertőtlenítés, érdemes lehet a bejövő árut meghatározott ideig elkülönítve kezelni. A legfrissebb elemzés szerint a koronavírus a levegőben 3 óráig, rézfelületen 4 óráig, kartonpapíron 24 óráig,műanyagon és rozsdamentes acélon 2-3 napig tud aktívnak maradni. A koronavírusok többsége egyébként rendkívül érzékeny a 30 Celsius-fok feletti hőmérsékletre, és a háztartási fertőtlenítőkre.

Beszerzések leállítása, szüneteltetése

A beruházásra és a hosszabb távú beszerzésre vonatkozó folyamatokat a pénzügyi igazgató iránymutatásai szerint kell átalakítani: ezeket egy hosszabb krízis esetén le is lehet állítani, illetve szüneteltetni, amennyiben a pénzügyi helyzet ezt megkívánja. Lehetséges, hogy jelentős forrásokat kell felszabadítani, átcsoportosítani más területekre pl. higiéniai előírások teljesítésére, válságkommunikációra, munkaerővel kapcsolatos teendőkre, a távmunka feltételeinek biztosításához szükséges infrastruktúrára stb.

A hosszabb távra szóló és, vagy nagyobb beruházások ebben az időben háttérbe szorulhatnak. Ezekről a kérdésekről a pénzügyi gazdasági vezető és a beszerzés vezetése együttesen dönt, de a beszerzésnek feltétlenül szükséges folyamatosan egyeztetni a pandémiás válságstábbal. A beszerzések gyorsítása érdekében át lehet alakítani a beszerzési folyamatokat is. Kisebb cégek esetében ezek a lépések könnyebben lerövidíthetőek, mert itt közvetlenül a felsőbb vezetés adhat utasítást egy azonnali beszerzésre, annak szüneteltetésére vagy leállítására.

Nagyobb beszerzések elsősorban a nagyvállalatokra jellemzőek, akik komoly procedúra és szerződéskötések útján teszik meg beszerzéseiket. Náluk nagyon fontos hogy ezek felgyorsíthatóak és lerövidíthetőek legyenek. Egy beszerzés ne tartson több hétig, főleg ha nagyon fontos nyersanyagokról van szól.