Az ideális céges rendezvényhelyszín megtalálása

Egy céges rendezvény szervezésének kétségtelenül a megfelelő helyszín kiválasztása és lefoglalása a legfontosabb lépése. A jó céges rendezvényhelyszín illik a cégünk arculatába, képviseli a márkánkat és maximalizálja a részvételi hajlandóságot. Emellett rendelkezik a megfelelő helyszíni szolgáltatásokkal is. De mi alapján és legfőképp hogyan válasszunk?

A jó rendezvényhelyszín kiválasztása közel sem egyszerű feladat. Számos szempontot figyelembe véve kell döntenünk: méret, költségkeret, helyszíni szolgáltatások – és ez még csak a kezdet! Hogy segítsünk, több, mint 15 éves rendezvényszervezői tapasztalatunk alapján összegyűjtöttük neked a tökéletes céges rendezvény helyszín kiválasztásának lépéseit.

Mielőtt azonban belevágnánk, kezdjük az alapokkal és nézzük meg, hogy milyen jellegű helyszínekben érdemes gondolkodnunk!

Amiről cikkünkben szó lesz:

• Milyen rendezvényhelyszín típusokkal találkozhatunk?
• A tökéletes céges rendezvényhelyszín kiválasztásának lépései

Milyen rendezvényhelyszín típusokkal találkozhatunk?

Az alábbiakban felvázolnánk, hogy a céges rendezvényedhez milyen helyszínekben érdemes gondolkodnod. A listánkban a konferenciahotelekről, rendezvénytermektől, éttermekről és sportkomplexumokról lesz szó.

Hotelek

Legyen szó konferencia- vagy wellness hotelekről, egy biztos: ezzel a választással nehezen lőhetünk mellé, amennyiben céges rendezvényről van szó. Talán a legkézenfekvőbb megoldás egy közepes vagy nagyobb létszámú beltéri rendezvény tartására, hiszen országszerte több száz kifejezetten konferenciákra szakosodott hotel létezik.

Hatalmas előnyük, hogy egy kézben szerveznek mindent. Általában több különteremmel is rendelkeznek, melyekhez a felszereltséget (projektor, vetítővászon, hangosítás stb.) is könnyedén tudják biztosítani. Emellett szinte minden esetben igényelhetünk catering szolgáltatást, de a szállásbiztosítás is fegyvertény lehet egy többnapos rendezvény esetén. 

Negatívumként leginkább az árat tudnánk felhozni – tapasztalataink szerint a mélyen a zsebünkbe kell nyúlnunk egy hotelben tartott rendezvényért. Továbbá nem minden hotel rendelkezik saját, egybefüggő füves területtel, így sok helyen a kültéri, sportosabb csapatépítés teljesen kizárt.

Tipp: Ha korlátozott a büdzsénk, de több napos rendezvény (szállással) megszervezése a feladatunk, ne csak a 4 csillagos hotelek közül válogassunk! Sok esetben valódi kincsekre lelhetünk a 3 csillagosra minősített hotelek közt is.

Rendezvény- és konferenciatermek

Céges rendezvényhelyszín kis és közepes létszámra? Akkor terem! Amennyiben korlátozott a büdzsénk, vagy csak egyszerűen nem szeretnénk hotelben tartani a rendezvényt, akkor egy különálló rendezvény- vagy konferenciaterem kiváló választás lehet a céges rendezvényünknek.

Ilyen teremből rengeteg áll rendelkezésre mind a fővárosban, mind a vidéki városokban. Mivel kifejezetten rendezvényekre adják ki őket, így általában könnyű a dolgunk van a szervezés terén, ha ebben a kategóriában választunk. Jellemző rájuk a teljes körű helyszíni szolgáltatások biztosítása, így a hangosítástól, a kivetítő biztosításán át a catering-ig számíthatunk a segítségükre.

 Negatívum? Talán az, hogy az ilyen termek többsége kevésbé nyújtja azt a luxus-élményt, mint egy konferenciahotel, azonban erre nincs minden esetben igény, ráadásul ezt alacsonyabb árakkal kompenzálják.

Tipp: Ha igazán kedvező áron szeretnénk elcsípni egy konferenciatermet (és nem probléma a kevésbé extravagáns környezet), nézzünk szét a város felsőoktatási intézményeiben. Számos egyetemi kampusz kínál bérlésre tanítási időn kívül tantermeket, aulákat,és kiállító tereket, melyek kiváló helyszínéül szolgálhatnak a céges rendezvényünknek.

Éttermek

Amennyiben egy családias hangulatú céges ebéd vagy vacsora a cél, akkor egy jó étterem a legjobb választás! Számos étteremben van lehetőségünk külön helyiség bérlésére, ahol is zártkörű rendezvényünket tartjuk – legyen az egy kisebb csapatépítés, üzleti megbeszélés vagy egy friss siker megünneplése. Nem egy olyan étteremmel találkoztunk már, ahol akár az egész helyiséget kibérelhetjük céges rendezvényünknek.

Az étterem, mint rendezvényhelyszín előnye a helyszíni catering, illetve (bár étterem függvénye) az általában kedvező árkonstrukció.

Tipp: Léteznek éttermek jól felszerelt különtermekkel, melyekben bátran tarthatunk indoor csapatépítést, kisebb szakmai konferenciákat, de akár céges bulikat is. Légy résen!

Sport- és tornacsarnokok

Sportcsarnok, mint céges csapatépítő helyszín? Egyértelmű! Az utóbbi években hatalmas népszerűségnek örvendenek a sportosabb, aktív programokkal tűzdelt céges csapatépítések. Erről nem feltétlenül kell lemondanunk ősszel és télen, hiszen sok városban van lehetőségünk sportcsarnok bérlésére, ahol gond nélkül tudjuk tartani akár nagy létszámú is.

Hatalmas előnyük, hogy a hagyományos rendezvényeken felül a már említett sportos csapatépítésekre is kiváló – mi például a törökbálinti arénában akár 100-150 főt is tudunk egyszerre játszatni sportos csapatépítő programjainkkal. Ez utóbbit nagyobb volumenű rendezvény esetén akár exkluzív módon is van lehetőségünk bérelni.

Tipp: Egy bérelhető sportcsarnok számos rendezvény számára nyújthat megoldást, így például céges bulira, workshopra vagy indoor csapatépítésre is. Általában rendelkeznek a kellő felszereltséggel, sok esetben pedig még catering szolgáltatást is bevihetünk!

A tökéletes céges rendezvényhelyszín kiválasztásának lépései

Most hogy már ismered a főbb helyszín-típusokat, ideje belevágnunk a témába, amely cikkünk tárgyát képezi: a kiválasztás lépéseinek! Talán nem túlzás, hogy egy sikeres rendezvény alapja a jó helyszín, így egy olyan feladatkörről van szó, amit nem szabad a véletlenre bízni. Alapos tervezést és tűpontos megvalósítást igényel, amely feladatok végeláthatatlan sorát jelentheti számodra. De ne aggódj! Segítünk. Ha nem vagy biztos a dolgodban, esetleg csak egy bombabiztos csekklistára van szükséged, akkor jó helyen jársz. 

1. Határozd meg a célod

A tökéletes céges rendezvényhelyszín kiválasztásának első és legfontosabb lépése nem más, mint a kristálytiszta vízió – azaz, hogy tudjuk, hogy mit akarunk, mi is a célunk a szóban forgó rendezvénnyel.

Mielőtt a tervezésbe kezdünk, célszerű az alábbi kérdésekkel kezdenünk. A válaszokat először magunkban érdemes megfogalmaznunk, ám biztos alapot nyújthatnak abban az esetben is, ha már az adott helyszín kapcsolattartójával beszélünk.

• Milyen jellegű rendezvényt szeretnénk? (konferencia, céges vacsora/buli, indoor/outdoor csapatépítés stb.)
• Egy vagy több napos rendezvényben gondolkodunk?
• Milyen időpontok jöhetnek szóba?
• Hány fővel számolunk?
• Milyen kényelmi szolgáltatásokat szeretnénk igénybe venni? 
• Mik az igények felszereltség terén (hangosítás, kivetítő, színpad stb.)?
• Milyen asztalelrendezések jöhetnek szóba?
• Milyen jellegű catering szolgáltatásokban gondolkodunk? (ültetett büféasztalos, gálavacsora, szendvics catering, koktélparti welcome drink stb.) 

Fontos tudni ezeket, hiszen például az utolsó kérdés (asztal elrendezések) drasztikusan befolyásolhatja egy adott helyszín befogadóképességét. Egy különlegesebb catering igény pedig az árat növelheti.

Tudni kell továbbá, hogy sok helyszín kizárólag szerződött partnerekkel dolgozik (pl. cateringes vagy rendezvényszervező céggel) együtt, így előfordulhat, hogy kötve lesz a kezünk bizonyos kérdésekben, mint például a már említett catering terén. Ha már a telefonhívásnál tartunk, kérdezzünk annyit, amennyit csak tudunk – a fent megfogalmazott kérdések a segítségünkre lesznek ebben!

2. Számoljunk költségkeretet

Ha megfogalmaztuk rendezvényünk célját, ideje matekozni egyet. Mivel általában a helyszín a rendezvényünk egyik legdrágább “összetevője”, így könnyen ráfázhatunk, ha félvállról vesszük a számolást.

Javasoljuk, hogy mindjárt az elején vesd bele magad a kutatómunkába és járj utána minden olyan szolgáltatás árának, melyet a rendezvényre tervezel. Ha még nem szerveztél rendezvényt, akkor első körben érdemes megejteni néhány telefont és megérdeklődni az árakat több helyszínen vagy esetleg több cateringes cégnél.

Amennyiben ezzel megvagyunk és össze tudunk rakni egy körülbelüli büdzsét, már egy lépéssel közelebb vagyunk az ideális rendezvényhelyszín felkutatásához! Gondolj csak bele: egy jól átgondolt költségkerettel már sokkal magabiztosan vetheted bele magad a keresésbe!

De mi van még hátra? Nos, véleményünk szerint nem árt a becsült összegünket megtoldani 15%-20%-kal, hiszen sokszor még a legpontosabb tervezés ellenére is becsúszhat egy-egy váratlan pluszkiadás. Ez lehet például egy kifelejtett italcsomag, amely nagyobb létszámú rendezvény esetén több százezres összeget tehet ki.

3. Nézzük a megözelíthetőséget!

Ha ki kellene emelnünk egy tényezőt, amely a leginkább befolyással van a részvételi hajlandóságra, az a megközelíthetőség. Ez teljesen érthető, hiszen senki se szeretne hegyeket megmászni, esetleg órákat utazni a rendezvényünkre.

Ha azt szeretnénk, hogy a lehető legtöbben vegyenek részt, mindenképpen olyan helyszínekben érdemes gondolkodnunk, melyek könnyen megközelíthetőek (mind autóval, mind tömegközlekedéssel) és legfeljebb 1 órányi távolságra helyezkednek el a munkahelytől. Amennyiben távolról, esetleg több helyről is érkeznek munkatársak, ez esetben bizonyosodjunk meg arról, hogy a reptérről vagy a vasútállomásról könnyedén el lehet jutni a helyszínre.

4. Referenciák

Miközben a potenciális helyszínek weboldalait bőngésszük, figyeljünk oda a referenciákra. Talán semmi sem mond többet a helyszín komolyságáról, mint néhány, a weboldalon feltüntetett, nagyobb (esetleg piacvezető) cég logója.

Amennyiben a weboldalon nincsenek feltüntetve referenciák, de az érdeklődésünket ennek ellenére is felkeltette a helyszín, érdemes rákérdeznünk. De nem csak arra, hogy milyen cégeket fogadtak már, hanem arra is, hogy milyen jellegű rendezvényeket tartottak má

5. Stílus és kommunikáció

Hogy milyen lenne a közös munka egy adott helyszínnel, arra könnyedén következtethetünk abból, hogy hogyan kommunikál (vagy éppen nem kommunikál) velünk a tulaj vagy a kapcsolattartó.

A stílus maga az ember, így amennyiben a kapcsolattartó…

• nem kommunikál egyértelműen
• késve, vagy egyáltalán nem válaszol az e-mailjeinkre
• nem veszi fel a telefont, nem hív vissza
• tiszteletlen
• túlságosan rámenős…

…úgy jobban tesszük, ha tovább állunk. Bármennyire is szimpatikus maga a helyszín, a legfontosabb, hogy olyan emberekkel dolgozzunk együtt a megvalósításon, akik profi szolgáltatást tudnak (és szeretnének is) nyújtani.

6. Szabad az időpont? Csak okosan!

Szóval a kapcsolattartó rábólintott a kért időpontra? Még ne dőljünk hátra. Feltétlenül kérdezzünk rá arra, hogy a kért időpont főszezonban van-e. Ez különösen a hotelek és az arénák, sportcsarnokok szempontjából fontos, hiszen minél több ember tartózkodik egyidejűleg az épületben, annál kevesebb hely lesz a parkolókban és a közös helyiségekben.

Ez persze könnyedén megoldható azzal, ha kizárólagosan béreljük ki a helyszínt – ez azonban egy konferenciahotel esetében nem feltétlenül kivitelezhető (vagy horribilisan drága).

7. Milyen első benyomást kelt a helyszín?

Fontos, hogy a kiválasztott helyszín hozzáadjon a rendezvény értékéhez, mintsem elvegyen belőle. Egy céges eseménynél elképesztően fontos az első benyomás. Talán nem meglepő, hogy ez a helyszínnel kezdődik. Gondolj bele: a helyszín, illetve annak környezete adja meg az alaphangulatot. Más érzés a taxiból kiszállva egy “békebeli”, omladozó vakolatú épületet megpillantani és más egy modern, kívül-belül rendben tartott rendezvényközpontot.

A legjobb összhatás érdekében olyan helyszínben gondolkodjunk, amely már az első perctől kezdve azt sugallja a résztvevőknek: a lehető legjobb helyre jöttél!

Egyúttal arra is ügyeljünk, hogy a helyszín összhangban legyen a cég értékeivel. Ha büszkék vagyunk a minőségi szolgáltatásainkra vagy termékeinkre, akkor a céges rendezvényünk helyszínére is legyünk igényesek!

Végül

Ne feledd: a jó rendezvény receptjének kulcsfontosságú hozzávalója az igényes helyszín – semmiképp se vedd félvállról a feladatot! Azonban bízunk benne, hogy cikkünk segítségével most már magabiztosabban fogod belevetni magad a keresésbe.

Mi itt a Teamlab-nél úgy gondoljuk, hogy céges rendezvényeket a közösen átélt élmények teszik felejthetetlenné. Ha pedig közös élmények, akkor az élményfaktort előtérbe helyező csapatépítő programokat ajánljuk. A linkre kattintva megtudhatod, hogy milyen saját fejlesztésű, teljesen egyedi programokat kínálunk indoor- és outdoor csapatépítésekre, céges vacsorákra és bulikra, illetve workshopokra és konferenciákra. Tarts velünk, megéri!