Szervezeti kommunikáció fejlesztése 2020-ban

Menedzsment

Akadozó szervezeti kommunikáció? Számolj le a tartalmatlan hétfői meetingekkel, a felesleges telefonokkal és a muszáj-e-mailekkel.

Unalomig ismételt tény, hogy a a világunk felgyorsult, a technológiai fejlődés növekedési üteme óriási. A technológiával párhuzamosan pedig leginkább a kommunikáció fejlődik: Te még mindig hétfő reggeli kötelező meetingeket tartasz? Nem azt mondjuk, hogy baj, de…

Kezdjük azonban a legelején!

szervezeti kommunikáció

1. A szervezeti kommunikáció alapja

Tényleg a legelején. A kommunikáció az, ami minket emberivé tesz. Ha nem lennének gondolataink, vagy éppen mindenkinek ugyanazok lennének, felesleges lenne beszélgetnünk, akár verbálisan, akár nonverbálisan. Ha két ősember találkozott volna, egy tűz mellett, és mindkettejük annyit akart volna kifejezni, hogy “Ez itt egy tűz”, akkor a kommunikációnak nem sok értelme lenne napjainkban sem.

De ők igyekeztek kommunikálni.

  • MI ez?
  • HOGY hívják?
  • KI csinálta?
  • HOGYAN csinálta?
  • MIÓTA és MEDDIG van itt?
  • MIÉRT hozta létre?

A kommunikáció az információszerzés leggyorsabb és legegyszerűbb formája. Ez a cikk pedig rálátást ad majd arra, hogy vajon Nálatok a szervezeti kommunikáció a leggyorsabb és a legegyszerűbb formájában van-e jelen.

Még egy gyors történelmi példa: a Római Birodalom. Tudjuk, hogy messze földön híresek voltak úthálózataikról: hiszen még olyan is van, ami ma is használható! A birodalom alapját pedig pont ez az út képezte. Könnyebb és gyorsabb volt a kereskedelem. Hatékonyabban lehetett mozgósítani a sereget.

De legfőképp: az információ – a korához képest – szélsebesen terjedhetett a birodalomban.

És neked is olyan szervezeti kommunikációra lesz szükséged, ami:

  • gyors
  • egyértelmű
  • pontos
  • átlátható
  • céltudatos.
menedzsment

2. A szervezeti kommunikáció típusai

A szervezeti kommunikációnak több fajtáját is megkülönböztetjük, és mindegyikre példát és tanácsot adunk a friss, 2019-es trendekről!

  • Kontextus alapján: formális, informális
  • Irány alapján: fentről lefelé irányuló, lentről felfelé irányuló, horizontális
  • Módja alapján: szóbeli, írásos

2.1. A szervezeti kommunikáció kontextusa

Formálisnak minősül minden vállalatoddal kapcsolatos hivatalos kommunikáció. E-mailek, meetingek, telefonbeszélgetések, cégen belüli kiadványok, stb. Informális pedig minden kötetlenebb csevely, találkozó, beszélgetés. Vannak, akik ide sorolják a gesztusokat is, mint a mosoly, a hallgatás, a figyelem.

Na de mi ebben az igazán lényeges?

Az, hogy 2019-ben az informális formális a menő.

Mit jelent ez? Hogy a többnyire Z-generáció igényeire specializálódott piacok és munkáltatói márkák a szervezeti kultúrájukat és vele a szervezeti kommunikációt is igyekeznek fiatalosítani.

Ahogy a boltokba belépve egyre többen köszönnek hellót jó napot helyett, úgy lesz egyre több sziasztok a tisztelt kollégák megszólításból.

kommunikációs eszközök

2.2. A szervezeti kommunikáció lehetséges irányai

A kommunikáció irányát nézve háromféle típust látunk: a fentről lefelé irányuló az, amikor a menedzsment feladatot szab ki, és azt munkavállalóinak kikommunikálja. Természetesen ez több szinten keresztül is tarthat: a menedzsertől kisebb csoportvezetőkön keresztül juthat el végül a hierarchia legvégén található alkalmazottig.

A lentről felfelé irányuló kommunikáció ennek az ellenkezője: ha a kolléga szeretné megosztani feletteseivel problémáit, gondolatait, ötleteit, akkor ő kezdeményez beszélgetést.

Horizontális pedig az a kommunikáció, ami két azonos szinten, de más funkciót végző kolléga között történik.

Ehhez is meg van a tippünk 2019-re! A megoldás a kétirányú vertikális, és a megerősített horizontális kommunikáció!

Azaz ne félj párbeszédet kialakítani a munkavállalóiddal! Indíthatsz te is beszélgetést, de igyekezz olyan környezetet teremteni, mely elég komfortérzetet ad dolgozóidnak, hogy esetleg ők kezdeményezzenek.

Na de mi is az a megerősített horizontális?

Agyalj ki olyan projekteket, amelyek két különböző szakterületű csapat együttműködését kívánják! Így indirekt módon ösztökéled őket a jövőbeni kommunikációjuk megerősítésére!

Mindeközben pedig tisztábban látják majd a szervezet működését és egymás munkaköreit is.

cégen belüli kommunikáció

2.3. A szervezeti kommunikáció módjai

A kommunikáció módja lehet továbbá írásbeli vagy szóbeli. Ezt nem részleteznénk, de van két jó tanácsunk:

  • Ne mennyiségi, hanem minőségi legyen a szóbeli kommunikációd. Vagyis akkor tarts meetinget, ha van mondanivalód.
  • Ne regényt írj, legyél tömör!

3. A kommunikáció a szervezetfejlesztés alapja

 

Ha a fent olvasottak nem adnának elég bizonyítékot, érdemes elolvasni a Forbes egy cikkét is. Ebben olyan kutatásról írnak, melyből kiderült, hogy egy csapat hatékonyságát nem az IQ-juk átlaga határozza meg. Hanem egy úgynevezett kollektív intelligencia, ami mindenki külön területükön lévő legjobb tudását foglalja magában.

Ezek kiaknázásához pedig mi kell? Hát szervezeti kommunikáció.

Ez pedig nem csak a HR, hanem a vezető feladata is. Készülj fel! Ehhez kell egy kommunikációs stratégia. A munkavállalók megtartása sokváltozós folyamat, egy vállalat pedig akkor fejlődhet, ha a szervezeti kommunikáció építése tudatosan történik.

Te tudatosan, vagy hagyományból kommunikálsz az alkalmazottaiddal?

Vagy kérdezzük úgy, hogy…

  • Milyen gyakran küldesz ki hírlevelet?
  • Milyen gyakran találkoztok személyesen?
  • Ezek a hírlevelek és találkozók mennyire muszáj-szagúak? Tényleg fel vannak töltve tartalommal?
  • Változatos a kommunikáció formája?
  • Gamifikálod, azaz játékosítod-e ezeket az alkalmakat?
  • Interaktív? Beszélgetést, brainstormingot kezdeményezel vele?
  • Van célja? Van foganatja?
  • Van nyomon követésed? Hányan, kik olvasták, kik, és miért nem?
  • Szegmentálod-e az üzeneted, hogy csak a releváns emberek kapják meg?

Tudjuk, rengeteg a kérdés, de mindegyikre nagyon fontos a válaszod! Minden cégnél más és más a helyes válasz, mivel mindenhol egyedi a szervezeti kommunikáció fejlesztése. A cégméret, a szervezeti kultúra, a dolgozók demográfiája, a menedzsmenthez való hozzáállás mind befolyásolhatja azt.

Szeretnénk azonban adni neked egy iránytűt, mely a munkavállaló barát kommunikációhoz vezet.

Azt is mondják, hogy a jó kommunikáció a fizetés 15-20%-át is érheti. Ennyit “spórolhatunk” azon, ha dolgozóink szeretnek bejárni hozzánk. Ennyit takaríthatsz meg, ha naprakésszé varázsolod az információáramlásod módját. Ennyit ér a kommunikáció általi szervezetfejlesztés. Lássuk pontokban

3.1. Hírlevél és személyes találkozók

Ahogy már említettük, helyezd a minőséget és ne a mennyiséget előtérbe. Hidd el, senkinek sem lételeme egy hétfő reggeli meeting, ha éppen tudja, hogy mi a munkája. Ugyanígy a hírlevelek is gyakran térnek át erőtlen próbálkozásokba, ha éppen nem történt elég változás a héten: azaz nyugodtan hagyjátok ki azt a köremailt, ha a cég életében azon a héten pont az új műanyagpoharak érkezése volt a vizautomatához.

Ha azonban munkavállalóid szeretik ezeket a kis meetingeket, vagy elengedhetetlennek tartod azokat a cégkultúrátok szempontjából, úgy nyugodtan találkozzatok, de információhiány esetén fogjátok rövidre.

Egy, a kelleténél jobban elnyújtott tali leülteti a hangulatot. Te viszont azt szeretnéd, hogy a munkavállalóid motiváltan, feltüzelve lássanak neki az új hétnek.

kommunikáció stratégia

3.2. Változatos kommunikáció

A változatosság élménye egyaránt jelentős. Élménye. Már a szó is magában foglalja, hogy a munkavállaló nem csak híreket, feladatokat, infókat, hanem élményt kapott. Minden meeting, minden ülés, minden megbeszélés ugyanazt a sémát követi? Akkor van egy rossz hírünk. A szervezeti kommunikáció építése során fontos elem a változás. A játékosítás.

Prezentálj másféleképpen! Ugrassz ki a komfortzónákból! Használj videókat! Kérdezz! Add át a szót! Ezernyi módja van egy beszélgetés felpezsdítésének.

3.3. Legyél interaktív!

Az interakció szorosan összefügg ezzel. Kétirányú beszélgetés során nem csak jobban fenntartod az érdeklődést, hanem bevonod a dolgozóid, növeled az elkötelezettségüket, ők pedig ezt egy-egy jól sikerült brainstorming esetén olyan ötletekkel hálálják meg, melyek hatékonyabbá tehetik cégedet.

Alkalmanként pedig kérj visszacsatolást a kommunikációdról! Kérd ki dolgozóid véleményét, hogy mire kíváncsiak! Emberközpontú szemléletre van szükség.

Ez is lehet egy cél. Elkötelezettebbé tenni a munkavállalókat a folyamatos meetingekkel, hírlevelekkel, információáramlással. Bevonni őket, tájékoztatni őket. De ezek stratégiai célok, amikért minden nap tenned kell.

Egy-egy csapatmegbeszélésnek vagy e-mailnek pedig saját, egyedi célt kell találnod.

Például rávilágítani egy rossz statisztikára. Vagy elültetni a dolgozók fejében egy gondolatot. Esetleg tanulásra sarkallni őket.

3.4. A mérés és utánkövetés se maradjon el!

A nyomonkövetés nélkülözhetetlen: sosem a munkavállaló a hibás! Na jó, most lehet, hogy egy kicsit túloztunk, de tény, hogyha egy üzeneted süket fülekre talál, az nem a dolgozóid hibája. Lehet, hogy az üzenetek stílusa rossz. Lehet, hogy a csatorna. Lehet, hogy tartalmad nem releváns.

Vizsgáld felül a kommunikációdat és mérlegelj!

Ha pedig jó számokat produkálsz, akkor is érdemes néha nyomon követni, hogy kik nem törődnek az e-mailjeiddel. Visszatérő alkalmak esetén érdemes lehet leülni az illetővel, hogy vajon mi lehet a probléma. Lehet, hogy valamiért nem jelenik meg neki a rendszerében. Sose számon kéréssel kezdjük a dolgot!

3.5. Csak releváns tartalmat küldj!

A szegmentálás is hasznos eszköz. Sokszor minimális technikai fejlesztés kell ahhoz, hogy ezt implementálni tudjuk a kommunikációba. Fontos azonban, hogy csoportosítsuk munkavállalóinkat bizonyos szempontok szerint, például: munkakör, cégnél töltött idő években, stb. Gyakori hiba, hogy az összes munkavállalónkat terheljük olyan üzenetekkel, amelyek számukra nem mérvadóak.

Minek kiküldeni egy körlevelet mindenkinek, ha egy jogszabályváltozás csak a könyvelők munkáját érinti?

szervezeti kultúra

4. Belső kommunikáció a szervezetben: a vezetői kommunikáció jelentősége

Természetesen a szervezeti kommunikáció fejlesztése nem csak direkt elemekkel történik. Gondolnunk kell az irodai környezetre, az ebédidő ütemzésére, az új munkavállalók köszöntésére, stb.

4.1. Egy térben egy közösség

A nyugaton már elterjedt nyitott irodák nagy segítségedre lehetnek.

A munkavállalók látják egymást, idővel leküzdik félelmüket, hogy mindenki által látható és hallható helyen vannak. Így könnyebben megnyílnak majd a többiek előtt is, nem rejtegetik majd a hangjukat, nyugodtabban kezdeményeznek. Te pedig minden reggel egyszerre köszöntheted egy “Jó reggelt!” kiáltással az összes dolgozód.

A közös ebéd is jégtörő lehet: ösztönözd munkavállalóid a közös étkezésre, akár az iroda egésze tartson félórás ebédszünetet. Így egyszerűbbé válik a kapcsolatteremtés.

De az irodai dekor is számít. Több helyen még most is hivatalos nyelven íródott nyomtatványok vannak kifejezve bizonyos dolgok használatáról, szabályokról, vagy esetleg folyamatok leírásairól. Öltöztesd át ezeket munkaerőbarát köntösbe – fogalmazz újra, vizualizálj!

4.2. Tartsd nyitva az ajtód!

Nyitottságot jelez, ha irodád ajtaját – megbeszéléseid kivételéve – nyitva tartod. Ez jelzi az alkalmazottaidnak, hogy számíthatnak rád, ha beszélni szeretnének veled.

Ezen felül viszont legyen olyan alkalom is, akár havonta, negyedévente, félévente, legvégső esetben évente, amikor négyszemközt találkozol munkavállalóiddal. Ilyenkor üljetek le egy órára, beszéljétek meg, hogy érzi magát, kérdezd meg, mit gondol a kollégáiról, és a legfontosabb: biztosítsd a diszkréciódról.

Egy cégnél az első ilyen megbeszélés időtartama a munkavállaló csatlakozásától számított 1 év. Miért? Mert a belépése napján (vagy röviddel utána) az újdonsült alkalmazott leírja, hogy mit vár a cégtől, munkakörétől, felettesétől, ezt pedig egy borítékba teszi. Ezt lezárják, ráírják a dátumot, 1 évvel később pedig közvetlen felettesével közösen felbontják és megbeszélik. Egyszerű és remek ötlet a motiváció növelésére.

Az üzeneteket jól kell időzítened is. Tartózkodj a munkaidőn túli e-mailezéstől. Ha neked is csak akkor jut rá időd, mentsd el piszkozatként, és küldd ki munkaidőben, vagy időzítsd be az e-mailt.

4.3. Hallgasd meg a munkavállalóid!

Az is nagy igazság, hogy a jó beszélgetés hallgatással kezdődik. Először figyelj!

Legyél hallgató, ismerd ki a munkavállalóid, ismerd meg az igényeiket, és jegyezd meg ezeket, hogy arra későbbi találkozást, vagy üzenetet építhess fel.

4.4. Képezd magad!

A legfontosabb azonban, hogy tanulj! Nem születik mindenki profi előadónak, nem ír mindenki egyből profi e-maileket. De ez mind elsajátítható tudás! Nézz utána a nonverbális és a verbális kommunikáció szabályainak, tanulj tréning-elemeket, amik feldobhatják a meetingeket! A tárgyalástechnika fejlesztése nem csak a cégen belüli kommunikáció során, hanem üzleti megbeszéléseken is nagy segítségedre lesz.

5. Kommunikációs eszközök és platformok

Mielőtt az ember képes lett volna írni, a futárok vitték a híreket, és kihirdették azokat a város főterén. A kommunikációs eszközök mióta világ a világ együtt cserélődnek a technológia fejlődésével – ne maradj le te sem!

Tudtad, hogy az emberek ma már utálnak telefonálni? Mindent inkább chaten intéznek.

szervezeti kommunikáció fejlesztése

5.1. A közelmúlt trendjei

Amikor bejött a Facebook, a cégek elkezdtek Facebook csoportokat létrehozni, ami egy remek lépés volt, hiszen a trendet lekövették a vállalkozások. A szervezeti kommunikáció fejlesztése pont erről szól, hogy kövessük az újdonságokat. Sajnos bármennyire szomorú a cégvezetők szempontjából, a munkavállalók javarésze előbb észre fog venni egy Facebook-posztot, mint egy e-mailt.

Na de nem lehet mindent a Facebookon intézni, főleg a biztonsági botrányok miatt, nemde? Főleg, hogy azzal kényszeresen összeolvasztanánk dolgozóink magánéletét a munkával. Ezt pedig soha nem várhatjuk el alkalmazottainktól!

Az e-mail jó, de mégsem chat, telefonon meg mindig akkor hívnak, amikor nem érek rá. Ha visszahívom, akkor meg ő nem ér rá.

5.2. A chat a megoldás?

A megoldás mégiscsak a chat lesz. Ezt több indokkal is alá tudjuk támasztani:

  • gyorsabb információcsere, mint az e-mailnél
  • és a felület is általában sokkal átláthatóbb, felhasználóbarátabb
  • a telefonálással ellentétben a dolgozók nem érzik úgy, hogy rosszkor keresik őket: hiszen chatelés közben lehet mást is csinálni, amíg várjuk a választ
  • ma már mindenki multitaskingol
  • egyszerre több emberrel is folyamatos információcsere fenntartható

A tapasztalat az, hogy a mindenki által preferált chat a munkavállalásban leginkább csak munkacsoportokon belül kihasznált.

Azaz nem chatelünk a munkavállalóinkkal, és horizontálisan, az egymáshoz nem olyan közel álló egyéb funkciójú csoportok is inkább telefonálnak vagy e-maileznek a formális hagyományok miatt. Pedig ahogy már említettük: a jó belső kommunikáció az informálisan formális!

Tény, hogy e-mail-ben jobban visszakövethető, bizonyítékul szolgáló, biztonságosabb és kereshetőbb tartalom.

tárgyalástechnika

5.3. Tippek szoftverhasználatra

Ötvöznünk kell a kettőt: egy projekt mérföldkövei megérnek egy-egy e-mailt, azon kívül pedig chat!

Facebook-mentes tuti-tippek erre:

  • Asana és Trello: mindkét program segít a folyamataid nyomonkövetésében, közös naptárat vezethettek a kollégával, illetve megkönnyíti a feladatkiadást is: pontosan meghatározhatod, hogy egy projekt alfeladatai mikorra legyenek készen, és ki a felelős.
  • Slack: ez már a vállalati kommunikáció online megtestesítője, konferencia-hívás, Google Drive szinkronizálással és sok egyéb automatizmust kínáló lehetőséggel!
  • WhatsApp/Viber és egyéb chatelő alkalmazások: kétségkívül nem a legprogibb megoldás, de ezekhez elegendő egy telefonszám, nem kell profil, és a cégnél használt számukkal könnyedén kapcsolatba léphetnek egymással a munkavállalók!

6. A szervezeti kommunikáció fejlesztése: a hibák kiküszöbölése!

Cikkünkben tengernyi tanáccsal láttunk el téged, hogy ne kövesd el a fő hibákat. Hogy először legyél hallgató, hogy kövesd nyomon az üzeneteid, vagy akár, hogy maradjon nyitva az ajtód.

Most azonban szót ejtenénk a hibákról is, amiket elkövethetsz. Nem olyan apróságokra fogunk most kitérni, hogy mely gesztusokat mellőzd egy meeting során. Most stratégiai szintű hibákról lesz szó.

szervezetfejejlesztés

6.1. Kerüld az impulzuskommunikációt

Senki nem szereti a cunamit: ne zúdíts mindent egyszerre a dolgozók nyakába!

Valami nagy dolog történt? Belelkesedtél, és alig várod, hogy megoszd a dolgozóiddal? Remek! Ők is látni fogják rajtad, és imádni fogják. De szükséges, hogy tagold az üzeneteid. Egy információfolyamot kell létrehoznod, ami harmonikusan csordogál az iroda medrében, éltetve a munkaerődet, nem egy óriási hullámot, ami elönti azokat.

Hagyj nekik elég időt akkor is, ha egyszerre több dolog történik. Rangsorolj!

Az biztos, hogy a legnépszerűbb bűnbak egy szervezetben a kommunikáció hiánya. Ha ezt a panaszt hallod, mit teszel? Valószínűleg új kommunikációs eszközök után nyúlsz, csapatépítő tréninget szervezel, átállítod a köremail beállításaidat, vagy bármi egyebet, amit fentebb már felsoroltunk.

6.2. Tedd fel a megfelelő kérdéseket!

A kommunikáció hiánya azonban egy elég tág fogalom. Ha ezt hallod, specifikus kérdéseket kell feltenned.

A Harvard Business Review egy cikkében arról írt, hogy egy vállalatnál szintén a kommunikáció hiányát okolták egy probléma miatt. Aztán kiderült, hogy szó sem volt hiányról: az emberek kommunikáltak, de nem találták a megfelelő információt, közösen sem. Mivel a cég bővült, ezért a munkakörök elavultak, azok között átfedések képződtek. Nem voltak konkrétumok, felelősök innentől kezdve.

A leghatékonyabb kezelése e problémának szerintük is az időközönkénti, négyszemközti találkozás a főnökkel.

7. Információáramlás 2025: A szervezeti kommunikáció jövője

Magyarországon az employer branding még nem terjedt el teljesen, de az utóbbi időben rohamosan nőtt a cégek munkáltatói márkaépítésre fordított erőfeszítése. Te ne őket utánozd, és kullogj folyamatosan a nyakukban.

A folyamatos és gyors változás esélyt ad neked arra, hogy levágd az utat és eléjük kerülj.

Azt most már biztosan tudhatod, hogy a szervezeti kommunikáció fejlesztése a legfontosabb, amit tenned szükséges. A zsákutcákat azonban jobb elkerülni, és olyan irányba fejlődni, amely a későbbiekben is integrálható lesz a szervezetbe.

Tanulmányok állítják, hogy nyugaton a személyes találkozások eltűnhetnek a munkahelyeken éveken belül, hogy mindenki a neten fog kommunikálni: chaten, videochaten, esetleg hologramként – a fejlődő 5G technológia elvileg már képes lesz erre is.

belső kommunikáció

Így kezdeti lépés lehet a munkáltatói márkád építésének érdekében, ha bevezeted a home officet. Vizsgáld meg, hogy mely munkakörök végezhetők otthonról, és növeld munkavállalóid szabadságát azzal, hogy nem kötöd őket helyszínhez.

Minél előbb kezded el az erre való törekvést, annál hamarabb szűröd le az otthoni munkavégzésből adódó kommunikációs problémákat, és annál hamarabb találod meg a megoldásokat. Így jutsz majd előnyhöz a többi vállalattal szemben.

Ez a legaktuálisabb és a leggyorsabb reakciót kívánó folyamat. Egy jó belső kommunikációs terv a jövőre (is) fókuszál!

Főleg nagyobb költségvetésű, esetleg internacionális cégeket pedig olyan változások is érinthetnek a közeljövőben, mint a mesterséges intelligencia bevonása, a robotokkal való kommunikáció, vagy a nyelvi különbségek áthidalása.

A technológia fejlődésével ugyanis hamarosan biztos eljön az az idő, amikor két bármilyen nemzetiségű ember gond nélkül megérti majd egymást.

Izgalmas téma, így mi is biztosan figyelemmel követjük majd az eseményeket, és ha feliratkozol a cikk alján, akkor téged is naprakészen tartunk majd!

 

belső kommunikációs terv

8. Összefoglalás

Ismételjük meg még egyszer a legszükségesebbeket. A szervezeti kommunikáció fejlesztése első és legfontosabb feladatod, és sosem ér véget. A szervezetfejlesztés is ezáltal a leghatékonyabb.

A jó belső kommunikáció:

  • gyors
  • egyértelmű
  • pontos
  • átlátható
  • céltudatos.

És mint tudjuk:

  • informálisan formális
  • kétirányú, erős horizontális kapcsolatokkal
  • szóban és írásban interaktív, változatos, nem eltúlzott és szegmentált.

Előnyt adhat, ha

  • nyitva áll az ajtód
  • nyitott az irodátok
  • a MA kommunikációs eszközeit használjátok (chateltek)

Fontos aranyszabály, hogy

  • az emberközpontú szemlélet nélkülözhetetlen
  • a jó vezető kommunikációja hallgatással kezdődik
  • a dolgozó ma már nem csak céget, főnököt is választ. Képezd magad!
  • ne másold más szervezet kommunikációs formáit

Végül, de nem utolsó sorban:

  • járj nyitott szemmel
  • integráld a jövő kommunikációs trendjeit már ma!

Olvasói szavazás

Hogy látod, nálatok milyen a szervezeti kommunikáció?

Kapcsolódó bejegyzéseink: